이사회와 주주총회를 소홀히 하면 회사와 경영진이 위험해진다
핵심 요약
- 대표가 최대주주여도 회사의 중요한 결정을 혼자 처리할 수 있다고 단정해서는 안 됩니다.
- 회사 규모·이사 수·정관과 안건에 따라 필요한 결의기관, 소집과 의사록 절차를 확인하세요.
- 이사회와 주주총회는 책임 있는 의사결정과 그 근거를 남기는 경영시스템입니다.
중소기업을 운영하다 보면 이사회와 주주총회를 형식적인 절차로 생각하기 쉽습니다.
대표가 주요 주주이고 다른 주주가 가족이나 가까운 동업자라면 더욱 그렇습니다. 중요한 사항은 대표가 먼저 결정하고, 필요할 때 의사록을 만들어 도장만 받으면 된다고 생각하기도 합니다.
“주주가 몇 명 되지도 않는데 굳이 주주총회를 열어야 합니까?”
“대표가 최대주주인데 대표가 결정하면 되는 것 아닙니까?”
“이사가 모두 회사에서 같이 일하는데 별도의 이사회가 필요합니까?”
회사가 정상적으로 운영되고 주주와 경영진 사이에 갈등이 없을 때는 이런 방식이 별문제 없이 지나가는 것처럼 보일 수 있습니다.
그러나 외부투자를 받거나, 주주 사이에 분쟁이 생기거나, 대표가 교체되거나, 회사가 회생·매각·청산 절차에 들어가면 과거의 의사결정 과정이 다시 검토됩니다.
그때부터 이런 질문이 나오기 시작합니다.
- 이 거래는 누가 승인했습니까?
- 회사 자산을 처분한 근거가 무엇입니까?
- 대표이사의 보수는 누가 정했습니까?
- 신주 발행은 적법하게 결정됐습니까?
- 주주총회 소집통지는 제대로 했습니까?
- 의사록에 적힌 회의가 실제로 열렸습니까?
- 이사가 회사와 거래한 사실을 다른 이사와 주주가 알고 있었습니까?
결정 자체가 회사에 도움이 되는 것이었더라도 적법한 절차와 기록이 없다면 문제가 될 수 있습니다.
이사회와 주주총회는 대기업에만 필요한 복잡한 형식이 아닙니다. 회사의 중요한 결정을 누가, 어떤 정보를 바탕으로, 어떤 절차를 거쳐 내렸는지를 남기는 기본적인 경영시스템입니다.
대표가 최대주주여도 회사와 대표는 같은 존재가 아닙니다
중소기업에서는 대표이사가 회사 지분의 대부분을 보유한 경우가 많습니다.
대표가 회사를 설립했고 자기 돈을 투자했으므로 회사의 모든 일을 마음대로 결정할 수 있다고 생각하기 쉽습니다. 그러나 법인이 설립된 뒤에는 회사와 대표 개인이 법적으로 구분됩니다.
회사의 예금, 부동산, 재고와 영업권은 대표 개인의 재산이 아닙니다. 대표가 최대주주라고 하더라도 회사 자금을 개인적인 필요에 따라 사용할 수 있는 것은 아닙니다.
주주로서 결정할 사항과 대표이사로서 집행할 사항도 구분해야 합니다.
- 주주는 주주총회를 통해 회사의 기본적인 사항을 결정합니다.
- 이사회가 설치된 회사에서는 이사회가 주요 업무집행을 결정하고 이사의 직무를 감독합니다.
- 대표이사는 정관, 주주총회와 이사회의 결정에 따라 회사를 대표하고 업무를 집행합니다.
한 사람이 최대주주, 이사와 대표이사의 지위를 모두 가지고 있더라도 각각의 지위에서 행사하는 권한은 서로 다릅니다.
대표가 개인적으로 결정했다는 사실만으로 주주총회 결의나 이사회 결의가 필요한 사항까지 적법하게 처리되는 것은 아닙니다.
법인과 대표 사이의 자금거래 역시 이러한 구분이 중요합니다. 관련 내용은 「법인과 대표 간의 금전거래, 어떻게 처리해야 할까?｜급여·배당·가수금·가지급금 정리」에서 자세히 설명합니다.
모든 주식회사에 이사회가 있는 것은 아닙니다
중소기업 경영자가 먼저 확인해야 할 것은 자기 회사에 법률상 이사회가 설치돼 있는지입니다.
상법상 주식회사는 원칙적으로 이사를 3명 이상 두지만, 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 이사를 1명 또는 2명만 둘 수 있습니다.
이사가 1명 또는 2명인 소규모 주식회사에는 일반적인 이사회 제도가 적용되지 않습니다. 이런 회사에서는 상법이나 정관이 이사회에 맡긴 사항 중 일부를 주주총회 또는 각 이사가 처리하게 됩니다.
따라서 회사 등기부와 정관을 먼저 확인해야 합니다.
- 회사 형태가 주식회사인지
- 자본금 총액이 얼마인지
- 등기된 이사가 몇 명인지
- 대표이사가 별도로 등기돼 있는지
- 정관에서 의사결정 권한을 어떻게 정하고 있는지
- 감사가 선임돼 있는지
이사가 1명뿐인데 형식상 ‘이사회 의사록’을 작성하거나, 이사가 3명 이상인데 대표가 이사회 결의 없이 중요한 사항을 단독으로 결정하는 것은 모두 적절하지 않을 수 있습니다.
회사 규모와 기관 구성에 맞는 문서를 사용해야 합니다.
법인설립 단계에서 정관과 임원 구성을 어떻게 정해야 하는지는 「법인설립 검토부터 등록까지, 창업자가 반드시 알아야 할 준비사항」과 함께 살펴보는 것이 좋습니다.
이사회와 주주총회의 역할은 다릅니다
이사회와 주주총회를 같은 종류의 회의라고 생각해서는 안 됩니다.
주주총회는 회사의 소유자인 주주가 법률 또는 정관에서 정한 중요한 사항을 결정하는 기관입니다.
이사회는 이사들로 구성되며 회사의 업무집행에 관한 중요한 사항을 결정하고 대표이사와 이사의 직무를 감독하는 기관입니다.
대표이사는 주주총회와 이사회에서 결정된 사항을 실제 경영에 집행합니다.
이를 단순하게 구분하면 다음과 같습니다.
| 구분 | 주요 역할 | 대표적인 사항 |
|---|---|---|
| 주주총회 | 회사의 기본구조와 주주의 이해관계에 관한 결정 | 이사·감사 선임, 정관 변경, 재무제표 승인, 이사 보수한도, 합병·영업양도·해산 |
| 이사회 | 중요한 업무집행 결정과 이사의 직무 감독 | 대표이사 선임, 중요 자산 처분, 대규모 차입, 지점 설치, 주요 투자와 계약 |
| 대표이사 | 회사 대표와 일상적인 업무집행 | 계약 체결, 직원 관리, 영업·구매·생산 등 일상적인 경영 집행 |
구체적인 권한은 상법, 다른 관련 법령과 회사 정관에 따라 달라집니다.
특히 이사회가 없는 소규모 주식회사에서는 일부 사항의 결정기관이 달라질 수 있으므로 다른 회사의 의사록 양식을 그대로 사용해서는 안 됩니다.
주주총회에서 주로 결정하는 사항
주주총회는 상법 또는 정관에서 주주총회의 권한으로 정한 사항을 결의합니다.
중소기업에서 자주 접하는 주주총회 안건은 다음과 같습니다.
이사와 감사의 선임
대표가 마음에 드는 사람을 임원으로 정했다고 해서 자동으로 회사의 이사나 감사가 되는 것은 아닙니다.
이사와 감사는 주주총회 결의를 통해 선임하고, 취임승낙과 등기 등 필요한 절차를 거쳐야 합니다.
재무제표 승인
회계연도가 끝나면 회사의 재무상태와 경영성과를 정리한 재무제표를 승인해야 합니다.
세무신고를 마쳤다고 주주총회 절차까지 모두 끝난 것은 아닙니다. 법인세 신고와 회사법상 재무제표 승인 절차는 구분해서 보아야 합니다.
이익배당
회사의 통장에 돈이 있다고 대표가 임의로 주주에게 나누어 줄 수는 없습니다.
배당할 수 있는 이익이 있는지 확인하고 정해진 절차에 따라 배당을 결정해야 합니다. 배당 가능 재원이 없는데 돈을 지급하거나 특정 주주에게만 근거 없이 지급하면 문제가 될 수 있습니다.
이사의 보수
정관에서 이사의 보수를 구체적으로 정하지 않았다면 주주총회 결의로 보수한도를 정해야 합니다.
대표이사가 자신의 급여와 상여금을 스스로 결정하고 지급한 뒤 나중에 세무처리만 하면 된다고 생각해서는 안 됩니다.
정관 변경
회사의 목적, 상호, 발행할 주식의 총수와 주식의 종류 등 정관 내용을 변경하려면 법률과 정관에서 정한 특별한 결의요건이 적용될 수 있습니다.
합병·영업양도·해산 등 중대한 결정
회사의 존립이나 사업의 중요한 부분에 영향을 미치는 합병, 중요한 영업의 양도·양수와 해산 등은 대표가 일상적인 경영판단으로 단독 결정할 수 있는 사항이 아닙니다.
거래의 명칭보다 실제 내용이 중요합니다. ‘자산매매계약’이라는 이름을 사용했더라도 회사의 핵심 영업 전체를 넘기는 효과가 있다면 필요한 결의 절차가 달라질 수 있습니다.
이사회에서 주로 결정하는 사항
이사회가 설치된 회사에서는 대표이사가 모든 중요사항을 혼자 결정할 수 없습니다.
상법은 중요 자산의 처분·양도, 대규모 재산의 차입, 지배인의 선임·해임과 지점의 설치·이전·폐지 등 중요한 업무집행 사항을 이사회의 결의 대상으로 정하고 있습니다.
실제 중소기업에서는 다음과 같은 사항도 회사 규모와 정관, 거래의 중요성에 따라 이사회 안건으로 검토할 수 있습니다.
- 금융기관의 대규모 대출
- 회사 부동산의 취득 또는 처분
- 중요한 기계설비와 지식재산권의 양도
- 다른 회사에 대한 출자
- 주요 사업부의 인수 또는 처분
- 일정 금액을 초과하는 장기계약
- 특수관계인 또는 이사와 회사 사이의 거래
- 대표이사의 선임과 해임
- 주주총회 소집 결정
- 신주 또는 사채 발행
- 중요한 소송의 제기와 합의
- 지급보증이나 담보 제공
모든 계약을 이사회에서 결의해야 한다는 뜻은 아닙니다.
소모품 구매, 통상적인 판매계약과 직원 채용까지 모두 이사회에 올린다면 정상적인 업무가 어려워집니다. 회사는 정관이나 이사회 규정, 전결규정에서 금액과 중요도에 따라 결재권한을 구분할 필요가 있습니다.
예를 들면 다음과 같이 운영할 수 있습니다.
- 일상적인 계약: 담당 임원 또는 대표이사 전결
- 일정 금액 이상의 계약: 대표이사 승인과 이사회 보고
- 중요 자산 처분, 대규모 차입 등: 사전 이사회 결의
- 정관 변경, 임원 선임 등: 주주총회 결의
정확한 기준은 회사의 자산과 매출 규모, 사업 특성과 정관에 맞춰 정해야 합니다.
대표가 먼저 결정하고 나중에 의사록을 만드는 회사
제가 중소기업의 경영 문제나 기업회생, 매각과 정리 과정을 검토할 때 자주 접하는 장면이 있습니다.
회사는 오랫동안 대표 중심으로 운영됐습니다. 다른 이사들은 대표의 가족이거나 회사에서 근무하는 임원들이었습니다. 중요한 의사결정도 대표가 먼저 내렸습니다.
은행에서 대출받고 회사 부동산에 담보를 설정한 일, 대표와 관계가 있는 회사에 자금을 빌려준 일, 특정 사업부를 다른 회사에 넘긴 일도 대표가 주도했습니다.
당시에는 다른 이사나 주주가 특별히 반대하지 않았습니다. 회사의 모든 일을 대표가 결정하는 것이 당연하다고 생각했기 때문입니다.
문제는 회사가 어려워진 뒤에 나타났습니다.
주주 사이에 갈등이 생기고 금융기관과 채권자들이 과거 거래를 확인하기 시작했습니다. 투자자도 회사에 대한 실사를 진행했습니다.
그때 다음과 같은 문제가 발견됐습니다.
- 이사회 결의가 필요한 것으로 보이는 거래에 의사록이 없었습니다.
- 의사록은 있지만 실제 회의가 언제 열렸는지 확인되지 않았습니다.
- 의사록에 참석한 것으로 기재된 이사가 회의 사실을 부인했습니다.
- 주주총회 소집통지를 한 자료가 없었습니다.
- 이사의 보수와 퇴직금 지급 근거가 명확하지 않았습니다.
- 회사와 대표 또는 특수관계인 사이의 거래 승인 절차가 없었습니다.
- 정관과 실제 회사 운영이 서로 달랐습니다.
- 오래된 주주명부와 현재 주식 보유관계가 일치하지 않았습니다.
대표는 이렇게 말할 수 있습니다.
“당시에는 모두 알고 있었고 아무도 반대하지 않았습니다.”
그러나 몇 년이 지난 뒤에는 기억과 이해관계가 달라집니다. 당시의 묵시적 동의가 있었다는 사실을 입증하기도 어렵습니다.
회사가 어려워진 뒤 과거 날짜로 의사록을 작성하면 문제는 더 커질 수 있습니다. 참석하지 않은 사람을 참석한 것으로 기재하거나 실제로 하지 않은 결의를 한 것처럼 작성하면 단순한 서류 보완으로 보기 어렵습니다.
필요한 의사결정은 실제 결정 시점에 진행하고 그 내용을 바로 기록해야 합니다.
의사록은 결론만 적는 종이가 아닙니다
의사록에는 회의 종류별 법정 기재사항과 실무상 확인자료를 구분해 남기는 것이 좋습니다. 다음은 두 회의에 활용할 수 있는 점검항목이며 모든 항목이 두 의사록에 똑같이 요구된다는 뜻은 아닙니다.
- 회의 일시와 장소
- 출석한 주주 또는 이사
- 의결권 있는 주식 수와 출석 주식 수
- 의장
- 안건
- 안건에 관한 주요 설명
- 참석자들의 의견과 질문
- 이해관계가 있는 임원의 존재 여부
- 표결 방법
- 찬성·반대 결과
- 가결 또는 부결 여부
- 회의 종류별 법정 서명·기명날인 대상자의 확인
- 관련 첨부자료
상법 제373조에 따른 주주총회 의사록의 기명날인 또는 서명 주체는 의장과 출석한 이사입니다. 참석 주주 전원의 서명이 일반적인 의사록 작성요건인 것은 아닙니다. 반면 제391조의3의 이사회 의사록에는 출석한 이사와 감사가 기명날인 또는 서명하고, 반대자와 반대 이유도 기재합니다. 소규모 회사의 주주 전원 서면동의는 아래에서 설명하는 별도의 제도입니다.
모든 발언을 녹취록처럼 적을 필요는 없습니다. 그러나 결론만 한 줄로 적어서도 안 됩니다.
예를 들어 회사가 5억원을 차입하기로 했다면 단순히 다음과 같이 적는 것은 부족할 수 있습니다.
제1호 의안 차입의 건을 승인하다.
적어도 왜 차입이 필요한지, 어느 금융기관에서 얼마를 빌리는지, 금리와 기간은 어떻게 되는지, 담보나 보증이 제공되는지, 회사가 상환할 능력이 있는지를 확인했다는 내용이 있어야 합니다.
다음과 같이 기록할 수 있습니다.
의장은 신규 설비대금과 운영자금 확보를 위해 ○○은행으로부터 5억원을 차입할 필요성을 설명하였다. 차입기간은 3년, 예정금리는 연 ○%이며 회사 소유의 ○○부동산에 근저당권을 설정하는 조건임을 보고하였다. 이사들은 예상 현금흐름과 상환계획을 검토한 후 출석이사 전원의 찬성으로 이를 승인하였다.
이 문구는 형식을 보여주기 위한 예시입니다. 실제 의사록은 회사의 거래내용과 정관, 적용 법령에 맞게 작성해야 합니다.
반대 의견도 기록해야 합니다
이사회가 항상 만장일치로 끝나는 것은 아닙니다.
어떤 이사는 신규 사업에 반대할 수 있고, 과도한 차입이나 특수관계인 거래가 회사에 불리하다고 판단할 수도 있습니다.
이때 반대 의견을 의사록에서 삭제하고 모든 이사가 찬성한 것처럼 만드는 것은 바람직하지 않습니다.
이사가 어떤 자료를 검토했고 어떤 이유로 찬성하거나 반대했는지를 남기면 회사의 의사결정 과정을 확인할 수 있습니다. 이사의 책임을 판단할 때도 중요한 자료가 될 수 있습니다.
이사회 결의에 참여한 이사가 이의를 제기한 기록을 남기지 않으면 해당 결의에 찬성한 것으로 추정될 수 있으므로 반대하는 이사는 자신의 의견과 이유가 의사록에 기록됐는지 확인할 필요가 있습니다.
주주총회 결의요건은 안건에 따라 다릅니다
모든 주주총회 안건이 같은 기준으로 결정되는 것은 아닙니다.
일반적인 안건에는 보통결의가 적용되고, 정관 변경처럼 회사의 기본구조에 큰 영향을 미치는 안건에는 특별결의가 적용됩니다.
| 구분 | 일반적인 결의요건 | 대표적인 안건 |
|---|---|---|
| 보통결의 | 출석 주주의 의결권 과반수이면서 발행주식 총수의 4분의 1 이상 | 이사·감사 선임, 일반적인 재무제표 승인 |
| 특별결의 | 출석 주주의 의결권 3분의 2 이상이면서 발행주식 총수의 3분의 1 이상 | 정관 변경, 영업 전부 또는 중요한 일부의 양도, 합병·분할·해산 등 |
| 정관·법률상 별도 요건 | 안건별 규정 확인 필요 | 특정 종류주주의 권리에 영향을 미치는 사항 등 |
다만 감사 선임처럼 의결권 제한 등 별도의 규정이 적용될 수 있는 안건도 있습니다.
주주의 수가 적다고 결의요건이 사라지는 것은 아닙니다. 대표가 과반수 지분을 보유하고 있더라도 특별결의에 필요한 지분요건을 충족하지 못할 수 있습니다.
회사의 주주 구성과 안건에 맞는 결의요건을 사전에 계산해야 합니다.
소규모 회사는 서면결의가 가능할 수 있습니다
자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 전체 주주의 동의가 있으면 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있고, 일정한 요건 아래 서면에 의한 결의로 주주총회 결의를 갈음할 수도 있습니다.
이는 소규모 회사의 운영 부담을 줄이기 위한 제도입니다.
하지만 이를 “주주총회를 아무렇게나 처리해도 된다”는 뜻으로 이해해서는 안 됩니다.
서면결의를 이용하더라도 다음 사항을 분명하게 남겨야 합니다.
- 어떤 안건에 동의하는지
- 결의 내용이 무엇인지
- 각 주주의 보유주식 수와 의결권
- 모든 주주가 동의했는지
- 동의한 날짜
- 주주의 서명 또는 날인
- 결의에 참고한 자료
일부 주주에게 안건을 알리지 않은 채 대주주 몇 명의 서명만 받아서는 전체 주주의 동의가 필요한 서면결의 요건을 충족하지 못할 수 있습니다.
회사의 규모가 작을수록 절차를 생략하기보다 간단하면서도 정확한 방식으로 정리해야 합니다.
주주총회 소집통지도 증거를 남겨야 합니다
주주총회를 열기로 했다면 정해진 기간 전에 각 주주에게 회의 일시, 장소와 목적사항을 알려야 합니다.
상법 제363조에 따라 일반적인 주식회사는 주주총회일 2주 전에 서면 통지를 발송하는 것이 원칙입니다. 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 10일 전 발송이 가능합니다. 전자문서로 통지하려면 각 주주의 동의가 필요하므로 이메일 발송기록만 보관할 것이 아니라 전자문서 통지에 동의한 자료도 함께 확인해야 합니다.
정관에 별도 규정이 있는지도 함께 확인해야 합니다.
중요한 것은 통지서를 작성하는 것만이 아닙니다. 실제로 각 주주에게 통지했다는 자료를 남겨야 합니다.
- 등기우편 발송자료
- 내용증명
- 전자문서 통지에 동의한 주주에게 발송한 이메일
- 전자문서 발송기록
- 주주의 수령확인서
가족회사라고 구두로만 날짜를 알려주거나, 참석할 가능성이 낮다는 이유로 일부 주주에게 알리지 않는 것은 분쟁의 원인이 될 수 있습니다.
특히 주주 사이에 갈등이 있거나 경영권 분쟁 가능성이 있다면 소집절차와 통지방법을 더욱 엄격하게 관리해야 합니다.
명의상 주주와 실제 주주가 다르면 문제가 커집니다
오래된 중소기업에서는 주주명부와 실제 주식 보유관계가 일치하지 않는 경우가 있습니다.
법인을 설립할 때 발기인 수를 맞추기 위해 가족이나 지인의 이름을 빌렸거나, 주식을 양도한 뒤 명의개서를 하지 않았거나, 상속이 발생했지만 주주명부를 정리하지 않은 경우입니다.
이 상태에서 주주총회를 열면 누구에게 소집통지를 해야 하는지, 누가 의결권을 행사할 수 있는지를 두고 분쟁이 생길 수 있습니다.
회사는 다음 사항을 정기적으로 확인해야 합니다.
- 현재 주주명부
- 주주별 보유주식 수
- 주식 양도계약서
- 명의개서 여부
- 주식대금 지급자료
- 증여 또는 상속 관련 자료
- 주식 종류와 의결권 제한 여부
- 질권 설정 등 권리관계
주주명부는 투자를 받거나 회사를 매각할 때도 중요한 실사자료입니다. 평소 관리하지 않다가 거래 직전에 정리하려고 하면 과거 주식 이동을 입증하기 어려울 수 있습니다.
이사와 회사 사이의 거래는 더욱 조심해야 합니다
대표나 이사가 회사와 직접 거래하거나 자신과 관계있는 다른 회사를 통해 거래하는 경우가 있습니다.
- 대표 소유의 부동산을 회사가 임차합니다.
- 회사가 대표나 이사에게 돈을 빌려줍니다.
- 대표가 지분을 가진 다른 회사에 일감을 맡깁니다.
- 이사의 가족이 운영하는 회사에서 물품을 구매합니다.
- 회사가 이사의 개인채무를 보증합니다.
이러한 거래가 항상 금지되는 것은 아닙니다.
그러나 이해관계가 충돌할 수 있으므로 거래의 주요 내용을 공개하고 상법과 정관에서 요구하는 승인절차를 거쳐야 합니다. 가격과 조건도 회사에 불리하지 않아야 합니다.
“대표가 자기 회사와 거래하는 것인데 누가 문제 삼겠는가”라고 생각해서는 안 됩니다.
다른 주주, 채권자, 세무당국, 투자자나 회생절차의 관리인이 나중에 거래의 필요성과 공정성을 검토할 수 있습니다.
특수관계인 거래에는 계약서, 가격 산정자료, 비교견적, 승인 의사록과 실제 대금 지급자료를 함께 보관하는 것이 좋습니다.
의사록을 나중에 한꺼번에 만들면 생기는 문제
법무사나 세무사에게 등기나 신고를 의뢰하면 의사록 양식을 받아 서명하는 경우가 있습니다.
외부 전문가의 도움을 받는 것은 필요할 수 있습니다. 그러나 회사의 경영진이 내용도 확인하지 않고 도장만 찍어서는 안 됩니다.
더 위험한 것은 몇 년 동안 아무 기록도 남기지 않다가 투자, 대출, 회생이나 세무조사를 앞두고 과거의 의사록을 한꺼번에 만드는 것입니다.
시간이 지나면 다음 내용을 정확히 재구성하기 어렵습니다.
- 실제 결정일
- 참석자
- 당시 검토한 자료
- 찬성과 반대 의견
- 거래조건
- 이해관계인의 존재
- 결의 당시 회사의 재무상황
실제로 열지 않은 회의를 열었다고 작성하거나 참석하지 않은 이사의 서명·날인을 사용하는 것은 문서의 신뢰성을 심각하게 훼손합니다.
누락된 문서를 발견했다면 과거 날짜의 회의를 새로 만들어내기보다 당시 존재했던 계약서, 이메일, 결재문서와 금융자료를 확인하고 전문가의 자문을 받아 적법한 보완방법을 찾아야 합니다.
최소한 이 네 가지 장부는 함께 관리해야 합니다
중소기업이라도 다음 문서는 체계적으로 관리하는 것이 좋습니다.
1. 정관
현재 사업목적, 발행주식, 기관 구성과 실제 운영방식이 정관과 일치하는지 확인해야 합니다.
2. 주주명부
현재 주주의 이름, 주소, 보유주식 수와 주식 취득일 등을 정확하게 관리해야 합니다.
3. 주주총회 의사록
정기주주총회와 임시주주총회의 소집, 출석, 안건과 결의 결과를 기록해야 합니다.
4. 이사회 의사록
이사회가 설치된 회사는 중요한 업무집행에 관한 이사회의 심의와 결의 내용을 기록해야 합니다.
이 문서들은 서로 일치해야 합니다.
정관에 이사가 3명 이상으로 돼 있는데 실제 등기이사가 1명뿐이거나, 주주명부와 주주총회 의사록의 지분율이 다르거나, 의사록에 승인된 계약조건과 실제 계약서가 다르다면 문서의 신뢰성이 떨어집니다.
회사 규모에 맞는 결재기준을 정해야 합니다
모든 결정을 주주총회나 이사회에 올릴 수는 없습니다.
반대로 모든 일을 대표 전결로 처리하는 것도 위험합니다.
회사는 다음과 같은 내부 기준을 정해둘 필요가 있습니다.
| 의사결정 유형 | 권장 처리 예시 |
|---|---|
| 일상적인 구매·판매 | 담당자 기안 후 대표 또는 담당 임원 승인 |
| 일정 금액 이상의 계약 | 대표 승인 및 이사회 보고 |
| 대규모 차입·담보 제공 | 사전 이사회 결의 |
| 중요 자산의 취득·처분 | 이사회 또는 필요한 경우 주주총회 결의 |
| 신주 발행·임원 선임 | 상법·정관에 따른 기관 결의 |
| 대표·이사와 회사 간 거래 | 이해관계 공개 후 필요한 승인 |
| 정관 변경·합병·영업양도 | 주주총회 특별결의 여부 확인 |
표의 처리방식은 내부 운영 예시입니다. 법률이나 정관이 사전 결의를 요구하는 거래를 대표 승인·사후 보고만으로 대체할 수는 없습니다. 금액기준도 모든 회사에 동일하게 적용할 수 없습니다.
자산 5억원인 회사의 1억원 계약과 자산 500억원인 회사의 1억원 계약은 중요도가 다릅니다. 회사의 자산, 매출, 현금흐름과 사업 특성을 반영해 기준을 정해야 합니다.
이러한 의사결정 절차를 업무시스템으로 만드는 방법은 「시스템이 있어야 회사가 흔들리지 않는다」와도 연결됩니다.
중소기업이 매년 확인해야 할 회사법 실무
최소한 1년에 한 번은 다음 사항을 점검하는 것이 좋습니다.
- 현재 정관이 실제 사업과 맞습니까?
- 사업목적에 현재 사업이 포함돼 있습니까?
- 임원의 임기가 끝나지 않았습니까?
- 임원 변경등기가 누락되지 않았습니까?
- 주주명부가 실제 지분관계와 일치합니까?
- 정기주주총회를 적절한 시기에 개최했습니까?
- 재무제표 승인 절차를 거쳤습니까?
- 이사 보수한도가 결의돼 있습니까?
- 배당은 적법한 재원과 절차에 따라 이루어졌습니까?
- 중요 계약과 차입에 필요한 결의가 있습니까?
- 특수관계인 거래가 적절하게 승인됐습니까?
- 주주총회와 이사회 의사록을 보관하고 있습니까?
- 계약서와 의사록에 적힌 거래조건이 일치합니까?
법률상 필요한 등기사항을 정해진 기간 안에 등기하지 않으면 과태료 문제가 발생할 수 있습니다. 임원 임기와 변경등기 일정도 별도로 관리하는 것이 좋습니다.
중요한 결정을 앞두고 확인할 순서
회사가 중요한 계약, 투자, 차입이나 자산 처분을 앞두고 있다면 다음 순서로 확인할 수 있습니다.
첫째, 회사의 기관 구성을 확인합니다
자본금, 이사 수, 이사회 설치 여부, 감사와 대표이사 등기 상태를 확인합니다.
둘째, 정관을 확인합니다
해당 사항을 어느 기관에서 결정하도록 정하고 있는지, 상법보다 강화된 요건이 있는지 살펴봅니다.
셋째, 적용 법률을 확인합니다
상법뿐 아니라 하도급법, 공정거래법, 세법, 노동법이나 업종별 법령이 함께 적용될 수 있습니다.
현행 상법 조문은 국가법령정보센터에서 확인할 수 있습니다.
넷째, 필요한 자료를 회의 전에 제공합니다
이사와 주주가 아무런 자료도 받지 못한 채 서명만 해서는 실질적인 검토가 이루어지기 어렵습니다.
계약서, 사업계획, 자금계획, 가치평가자료와 위험요소를 함께 제공해야 합니다.
다섯째, 실제 회의와 결의 내용을 기록합니다
회의 일시, 참석자, 안건, 주요 검토내용, 찬반 의견과 결론을 의사록으로 남깁니다.
여섯째, 후속 절차를 확인합니다
결의 후 계약 체결, 등기, 신고, 공고 또는 주주 통지 등 추가 절차가 필요한지 확인합니다.
이사회와 주주총회는 대표의 권한을 빼앗는 절차가 아닙니다
대표는 이사회나 주주총회가 경영을 번거롭게 만든다고 느낄 수 있습니다.
그러나 이러한 절차는 대표의 권한을 빼앗기 위해 존재하는 것이 아닙니다. 회사의 중요한 결정이 특정 개인의 기억과 판단에만 의존하지 않도록 하는 장치입니다.
정상적인 절차를 거치면 다음과 같은 효과가 있습니다.
- 중요한 결정의 근거가 남습니다.
- 다른 이사와 주주의 의견을 확인할 수 있습니다.
- 대표 개인의 책임과 회사의 책임을 구분하는 데 도움이 됩니다.
- 투자자와 금융기관의 실사에 대응하기 쉬워집니다.
- 주주 사이의 오해와 분쟁을 줄일 수 있습니다.
- 담당자와 대표가 바뀌어도 과거 결정의 내용을 확인할 수 있습니다.
- 회사가 위기에 처했을 때 경영진이 어떤 판단을 했는지 설명할 수 있습니다.
평소에는 의사록 한 장의 가치를 느끼지 못할 수 있습니다.
그러나 투자유치, 지분매각, 경영권 분쟁, 세무조사, 기업회생이나 청산처럼 회사의 과거를 다시 들여다보는 상황이 오면 그 한 장이 중요한 증거가 될 수 있습니다.
회사가 정상적일 때 기록해야 합니다
회사가 어려워진 뒤에는 과거의 일을 정확히 복원하기 어렵습니다.
당시 함께 일했던 임원이 퇴사할 수 있고 주주들의 이해관계도 달라질 수 있습니다. 대표의 기억과 다른 사람의 기억도 서로 다를 수 있습니다.
따라서 회사가 정상적으로 운영되고 관계가 좋을 때 절차를 지키고 기록을 남겨야 합니다.
- 누가 결정했는지
- 어떤 자료를 검토했는지
- 왜 그 결정을 내렸는지
- 누가 찬성하고 반대했는지
- 어떤 조건으로 집행하기로 했는지
이 내용이 남아 있어야 회사의 결정이 개인적인 지시가 아니라 정식 경영행위였음을 설명할 수 있습니다.
이사회와 주주총회는 서류를 만들기 위한 형식적인 행사가 아닙니다.
회사의 중요한 의사결정을 검토하고, 책임을 확인하고, 그 과정을 기록하는 경영시스템입니다.
작은 회사일수록 대표 한 사람에게 권한과 정보가 집중됩니다. 그래서 오히려 더 명확한 절차와 기록이 필요합니다.
※ 이 글은 비상장 중소규모 주식회사의 일반적인 회사법 실무를 설명하기 위한 정보입니다. 실제 결의기관과 절차는 회사 형태, 자본금, 이사 수, 정관, 주주 구성과 안건에 따라 달라질 수 있습니다. 합병, 영업양도, 신주 발행, 자기거래, 경영권 분쟁 등 중요한 사항은 실행 전에 변호사·법무사 등 관련 전문가에게 확인하는 것이 좋습니다.
2026년 9월 26일 보완: 주주총회·이사회 의사록의 서명 주체, 소집통지 기간과 전자문서 동의요건을 상법 제363조·제373조·제391조의3에 맞춰 구분했습니다.
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