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중국 OEM 계약서에 반드시 들어가야 할 조항｜가격·품질·불량까지 계약서에 남기는 방법

By설고문

중국 공장과 제품가격과 MOQ까지 협상이 끝나면 이제 발주만 하면 된다고 생각하기 쉽습니다.

그런데 실제 거래에서는 오히려 이때부터 더 중요한 일이 시작됩니다.

바로 지금까지 협의한 조건을 계약서와 발주서, 제품사양서에 정확하게 남기는 일입니다.

중국 공장과 거래하다 보면 가격도 합의했고 샘플도 확인했고 담당자와 위챗이나 이메일로 여러 조건을 이야기했기 때문에 서로 충분히 이해했다고 생각하는 경우가 있습니다.

그러나 문제가 발생하면 이야기가 달라집니다.

“우리는 그렇게 이해하지 않았다.”

“그 부품을 반드시 사용하기로 한 것은 아니다.”

“불량이 몇 퍼센트까지 허용되는지는 정하지 않았다.”

“납기일은 예상일이었을 뿐이다.”

이런 이야기가 나오기 시작하면 이전에 여러 차례 주고받은 대화내용을 다시 찾아야 합니다.

그래서 저는 중국 OEM 거래에서 계약서를 단순히 법적 분쟁에 대비하기 위한 문서로만 보지 않습니다.

계약서는 공장과 수입사가 서로 무엇을 약속했는지를 하나의 기준으로 정리해 두는 작업지시서에 가깝다고 생각합니다.

좋은 계약서는 분쟁이 생긴 뒤 상대방을 공격하기 위해 만드는 것이 아니라 분쟁이 생기지 않도록 서로의 책임과 기준을 미리 명확하게 만드는 문서입니다.

중국 공장과 계약할 때 견적서와 PI만으로 충분할까요?

중국 공장과 거래할 때 Proforma Invoice, 즉 PI만 받고 송금하는 경우가 많습니다.

PI에는 일반적으로 제품명, 수량, 단가, 총금액, 결제조건, 계좌정보, 납기 등의 기본적인 거래조건이 들어갑니다.

단순한 기성품을 소량 구매하는 거래라면 이것만으로 진행하는 경우도 있을 수 있습니다.

하지만 자신의 브랜드로 OEM 제품을 생산한다면 이야기가 달라집니다.

OEM 제품에는 단가 외에도 확인해야 할 조건이 많기 때문입니다.

예를 들어 다음과 같습니다.

  • 어떤 부품을 사용할 것인지
  • 승인한 샘플과 동일하게 생산할 것인지
  • 부품을 변경할 때 사전승인을 받을 것인지
  • 허용 가능한 불량기준은 얼마인지
  • 불량이 발생하면 누가 어떤 방법으로 보상할 것인지
  • 납기가 늦어지면 어떻게 할 것인지
  • 금형은 누구 소유인지
  • 자신의 브랜드를 다른 업체 제품에 사용할 수 있는지
  • 제품 디자인을 다른 한국 바이어에게 판매할 수 있는지
  • 한국 인증에 필요한 자료를 공장이 제공해야 하는지

이런 내용은 단순한 PI 한 장만으로 충분히 정리하기 어렵습니다.

그래서 거래규모가 커지거나 자체 브랜드 OEM 제품을 생산한다면 기본 거래계약서와 제품사양서, 발주서 등을 함께 사용하는 구조가 더 안전합니다.

1. 계약 상대방이 실제 거래하는 회사인지 먼저 확인해야 합니다

계약서의 가장 기본적인 부분입니다.

그런데 의외로 여기에서 문제가 생기기도 합니다.

공장과 몇 달 동안 위챗으로 이야기한 담당자가 있고 공장도 방문했기 때문에 당연히 그 공장과 계약한다고 생각했는데, 실제 PI에는 다른 회사 이름이 적혀 있는 경우가 있습니다.

생산공장과 수출회사가 다른 경우도 있고 관계회사나 무역회사가 중간에 들어오는 경우도 있습니다.

이 자체가 반드시 문제라는 뜻은 아닙니다.

중요한 것은 누가 계약 당사자인지를 정확하게 알고 있어야 한다는 것입니다.

계약서에는 최소한 다음 정보를 확인하는 것이 좋습니다.

  • 회사의 정확한 법인명
  • 등록 주소
  • 통일사회신용코드 등 회사 식별정보
  • 계약 서명권자
  • 담당자
  • 연락처
  • 결제계좌 명의

그리고 실제 송금하는 계좌의 수취인이 계약 당사자와 다른 경우에는 그 이유도 확인해야 합니다.

중국 공장 이름과 계약회사, 송금계좌 명의가 서로 다르다면 “원래 다 이렇게 한다”고 생각하고 넘어가기보다 관계를 명확하게 확인해 두는 편이 좋습니다.

2. 제품명보다 제품사양을 계약서에 정확히 넣어야 합니다

계약서에

“Air Purifier Model A”

“Shower Filter Model B”

정도만 적혀 있다고 생각해 보겠습니다.

제품에 문제가 생겼을 때 이것만으로 우리가 어떤 제품을 주문했는지 정확하게 입증하기는 어렵습니다.

OEM 제품에서는 제품명보다 제품사양서가 훨씬 중요할 수 있습니다.

제품에 따라 다음과 같은 내용을 구체적으로 정리할 수 있습니다.

  • 제품 모델명
  • 크기
  • 중량
  • 소재
  • 색상
  • 주요 부품
  • 핵심 부품 제조사와 모델
  • 전기적 사양
  • 성능 기준
  • 구성품
  • 로고
  • 인쇄 위치
  • 제품 라벨
  • 포장방식
  • 사용설명서

모든 내용을 계약서 본문에 길게 적을 필요는 없습니다.

별도의 제품사양서(Specification Sheet)를 만들어 계약서의 부속서로 첨부하고 그 사양서가 계약의 일부라는 점을 명확하게 하는 방법이 실무적으로 편리합니다.

제품사양이 바뀔 때마다 계약서 전체를 새로 작성할 필요도 줄어듭니다.

3. 승인샘플을 양산품의 기준으로 명확하게 정해야 합니다

중국 OEM에서 자주 발생하는 문제 중 하나가 샘플과 양산품의 차이입니다.

처음 받은 샘플은 상당히 좋았는데 실제 2,000개, 5,000개를 생산하고 나니 느낌이 달라지는 경우가 있습니다.

외관 색상이 조금 다르거나 조립상태가 나쁠 수도 있고 내부 부품이 달라질 수도 있습니다.

그래서 최종 승인샘플이 있다면 계약에서 그 샘플을 양산품의 기준으로 정하는 것이 좋습니다.

예를 들면 다음과 같은 취지입니다.

양산제품은 양 당사자가 승인한 최종 샘플 및 제품사양서와 동일해야 한다.

그리고 가능하면 동일한 승인샘플을 공장과 수입사가 각각 보관합니다.

나중에 문제가 생겼을 때

“원래 샘플도 이랬다.”

“아니다. 처음 샘플은 달랐다.”

라는 논쟁을 줄일 수 있기 때문입니다.

가격협상 과정에서 제품사양이 여러 차례 변경되었다면 최종 샘플이 정확히 어떤 버전인지 표시하는 것도 중요합니다.

4. 공장이 수입사의 사전 동의 없이 부품을 변경하지 못하도록 해야 합니다

저는 이 부분을 OEM 계약에서 특히 중요하게 봅니다.

공장은 지속적으로 원가를 관리합니다. 처음 생산할 때 사용하던 부품 가격이 오르거나 기존 공급업체가 납품을 중단하면 다른 부품으로 바꾸고 싶어질 수도 있습니다.

하지만 어떤 이유에서든 공장이 수입사의 사전 동의 없이 부품이나 원재료를 임의로 변경하도록 해서는 안 됩니다.

부품변경이 제품의 성능에 영향을 미치는지, 품질에 어떤 차이를 만드는지, 인증상 문제가 없는지를 판단하는 주체는 공장만이 아닙니다.

공장 입장에서는 동일하거나 더 좋은 부품이라고 생각하더라도 수입사는 그 변경에 동의하지 않을 수 있습니다.

특히 한국에서 안전인증이나 전자파 적합성 등 인증이 필요한 제품이라면 부품이나 구조의 변경이 인증 적합성 문제와 연결될 수도 있습니다.

따라서 중요한 부품은 별도의 리스트나 BOM(Bill of Materials)에 명시하고, 부품·원재료·재질·사양의 변경이 필요한 경우에는 반드시 사전에 수입사에 변경내용을 알리고 서면승인을 받은 뒤 적용하도록 계약서에 명시하는 것이 좋습니다.

승인하지 않은 부품이 사용된 제품에 대해서는 어떤 방식으로 처리할 것인지도 거래의 중요도에 따라 미리 정할 수 있습니다.

단가를 몇 센트 낮추거나 공장의 생산편의를 위해 임의로 부품을 변경한 결과 제품 전체의 품질이나 인증에 문제가 발생하면 그 손실은 단순한 부품가격 차이와 비교할 수 없을 정도로 커질 수 있습니다.

5. 수량과 단가는 물론 MOQ 조건도 정확하게 남겨야 합니다

MOQ 협상이 끝났다면 그 결과를 계약서나 발주서에 남겨야 합니다.

예를 들어 다음 내용을 명확하게 하는 것이 좋습니다.

  • 총 주문수량
  • 모델별 수량
  • 색상별 수량
  • 개별 단가
  • 총 계약금액
  • MOQ
  • 잔여 부품이나 포장재 처리
  • 다음 주문 시 적용조건

특히 제품 1,000개를 주문했지만 공장이 포장박스 3,000개를 제작해야 하는 경우가 있습니다.

남은 2,000개 포장박스의 비용을 누가 부담할지, 어디에 보관할지, 다음 주문 때 사용할지 등을 미리 정하지 않으면 나중에 추가비용 문제가 생길 수 있습니다.

중국 공장과 MOQ를 협상하는 구체적인 방법은 「중국 공장 MOQ 낮추는 현실적인 협상방법｜초도물량 줄이는 7가지 방법」에서 자세히 설명했습니다.

6. 결제조건은 금액뿐 아니라 지급시점을 명확하게 해야 합니다

중국 OEM 거래에서 많이 사용하는 방식 중 하나가 계약금과 잔금을 나누어 지급하는 구조입니다.

그런데 단순히

“30% Deposit / 70% Balance”

라고만 써놓기보다는 잔금을 언제 지급하는지까지 명확하게 하는 것이 좋습니다.

예를 들어

생산 완료 시인지,

선적 전에 지급하는 것인지,

선적 전 검사에 합격한 뒤 지급하는 것인지

조건이 다를 수 있습니다.

수입사 입장에서는 가능하다면 제품이 생산되고 품질을 확인할 수 있는 시점과 잔금지급 시점을 연결하는 것이 거래위험을 줄이는 데 도움이 됩니다.

한번 대금 대부분이 지급된 뒤에는 문제가 발견되더라도 협상력이 크게 낮아질 수 있기 때문입니다.

7. 납기일은 ‘대략 30일’이 아니라 기준일을 명확하게 해야 합니다

공장이

“Production time is about 30 days.”

라고 말하는 경우가 많습니다.

그런데 30일이 언제부터 시작되는지는 별개의 문제입니다.

계약금 입금일인지,

최종 샘플 승인일인지,

포장디자인 확정일인지

기준이 달라질 수 있습니다.

그래서 계약서에서는 생산기간뿐 아니라 납기 계산을 언제부터 시작하는지도 확인하는 것이 좋습니다.

특히 선풍기, 냉방용품, 난방제품처럼 계절성이 높은 제품은 납기가 몇 주 늦어지는 것만으로 판매시기를 놓칠 수 있습니다.

이 경우 제품가격 몇 퍼센트보다 납기가 사업수익에 더 큰 영향을 미칠 수 있습니다.

납기지연 시 어떤 방법으로 처리할지도 거래규모와 제품 특성에 따라 미리 정할 수 있습니다.

다만 실제 계약에서 지체상금이나 손해배상 조항을 넣을 때는 해당 조항의 적용 가능성과 집행 문제도 있으므로 중요한 거래라면 국제거래 전문가의 검토를 받는 것이 좋습니다.

8. EXW·FOB 같은 무역조건은 지정 장소와 항구를 정확하게 적어야 합니다

가격조건을 계약서에 넣을 때는 단순히 EXW나 FOB라는 약어만 적는 것으로 끝내지 않는 것이 좋습니다.

예를 들어 FOB 조건이라면 실제 선적항을 함께 명시하고, EXW 조건이라면 인도장소를 정확하게 특정하는 것이 좋습니다.

국제상업회의소(ICC)의 Incoterms® 2020을 사용하는 경우에도 선택한 조건과 지정 장소 또는 항구를 함께 명확하게 표시하는 것이 중요합니다.

예를 들어

FOB Xiamen Port, China, Incoterms® 2020

과 같은 방식입니다.

무역조건은 단순한 가격표시가 아니라 어느 지점까지 누가 비용과 위험을 부담하는지를 정하는 중요한 거래조건이므로 계약서와 PI, 발주서 사이에 서로 다른 조건이 적혀 있지 않은지도 확인하는 것이 좋습니다.

9. 검사방법과 검사시점을 계약서에 넣는 것이 좋습니다

제품을 다 만든 뒤 공장이

“Production finished.”

라고 알려왔다고 바로 잔금을 지급하고 선적하는 것은 위험할 수 있습니다.

자체 직원이 확인할 수도 있고 제3자 검사기관을 이용할 수도 있습니다.

중요한 것은 공장이 구매자가 제품을 검사할 권리가 있다는 것을 알고 있어야 한다는 점입니다.

계약에서는 다음과 같은 사항을 정할 수 있습니다.

  • 생산 중 검사 가능 여부
  • 선적 전 검사 여부
  • 검사방법
  • 검사수량
  • 검사비용 부담
  • 검사에서 문제가 발견됐을 때 재검사 방법
  • 재작업 후 재검사 비용

특히 처음 거래하는 공장이나 신규제품이라면 선적 전에 문제가 확인되는 것과 한국에 제품이 도착한 뒤 문제가 확인되는 것은 비용 차이가 매우 큽니다.

제품이 한국에 도착한 뒤에는 다시 중국으로 보내기도 쉽지 않습니다.

10. 불량의 기준부터 정해야 보상도 이야기할 수 있습니다

계약서에

“불량제품은 공장이 책임진다.”

라고 적는 것만으로 충분하지 않을 수 있습니다.

먼저 무엇을 불량으로 볼 것인지가 필요합니다.

예를 들어 제품에 따라

  • 작동불량
  • 외관불량
  • 색상차이
  • 인쇄불량
  • 포장파손
  • 주요 성능 미달
  • 부속품 누락

등 여러 문제가 있을 수 있습니다.

또한 불량이 발견됐을 때 어떤 방식으로 처리할지도 정하는 것이 좋습니다.

예를 들어

  • 다음 주문에서 무상제품 추가
  • 부품 무상공급
  • 크레딧 처리
  • 환불
  • 재생산
  • 심각한 경우 해당 로트 재검사

등이 있을 수 있습니다.

여기서 중요한 것은 단순히 “공장이 책임진다”는 문장보다 어떤 문제가 발생하면 어떤 방법으로 처리하는지를 가능한 범위에서 구체적으로 정하는 것입니다.

11. 불량을 발견할 수 있는 기간도 생각해야 합니다

제품 불량이 항상 입고 즉시 발견되는 것은 아닙니다.

외관불량은 바로 알 수 있지만 일정 기간 사용해야 나타나는 고장도 있습니다.

따라서 검수가 끝났다고 해서 공장의 품질책임이 모두 끝나는 구조인지, 일정한 품질보증기간을 둘 것인지도 제품 특성에 따라 검토할 필요가 있습니다.

특히 전기제품처럼 사용 중 고장이 발생할 수 있는 상품은 이 부분이 중요합니다.

한국에서 소비자에게 제공해야 하는 A/S나 품질보증 조건과 중국 공장이 수입사에 제공하는 보증조건 사이에 큰 차이가 있으면 그 비용을 결국 수입사가 부담하게 됩니다.

그래서 제품을 판매하기 전에

“한국에서 소비자에게 제공할 보증을 공장이 어느 정도까지 뒷받침해 줄 수 있는가”

를 생각해 보는 것이 좋습니다.

12. 금형을 제작했다면 소유권과 사용권을 반드시 정해야 합니다

OEM 제품을 개발하면서 수입사가 금형비를 지급하는 경우가 있습니다.

금형비를 내가 전액 지불했다고 해서 아무런 약정 없이도 모든 권리가 자동으로 내가 원하는 방식대로 처리된다고 생각해서는 안 됩니다.

계약에서는 최소한 다음 문제를 검토하는 것이 좋습니다.

  • 금형비 부담자
  • 금형 소유자
  • 금형 보관장소
  • 유지·보수 비용
  • 금형 사용 가능 범위
  • 다른 바이어 제품 생산에 사용할 수 있는지
  • 거래 종료 시 금형을 반환받을 수 있는지
  • 금형 폐기 시 처리방법

특히 자신만의 디자인을 위해 제작한 금형이라면 공장이 그 금형을 이용해 다른 업체에 동일한 제품을 공급하지 못하도록 사용범위를 명확하게 정하는 것이 중요합니다.

그리고 저는 금형제작이 완료되면 금형보관증을 별도로 발급받는 것도 권합니다.

금형보관증에는 해당 금형이 어느 수입사의 소유인지, 금형명 또는 번호, 제작완료일, 보관장소, 수량 등을 표시할 수 있습니다.

여기에 완성된 금형의 사진을 여러 방향에서 촬영하여 첨부하도록 하는 것이 좋습니다.

단순히 “금형을 보관하고 있다”는 확인만 받는 것이 아니라 실제 완성된 금형의 상태와 수량을 사진으로 함께 남겨두는 것입니다.

가능하다면 금형 자체에도 수입사명이나 관리번호 등을 표시하고 그 부분이 확인되는 사진을 보관하는 방법도 좋습니다.

공장에서 몇 년 동안 금형을 보관하다 보면 담당자가 바뀌거나 공장 내부에서 금형 위치가 변경될 수도 있습니다. 따라서 계약서의 소유권 조항뿐 아니라 실제로 어떤 금형이 어디에 보관되어 있는지를 확인할 수 있는 별도의 금형관리 자료를 갖추는 것이 중요합니다.

13. 상표와 디자인 사용범위를 명확하게 해야 합니다

한국 회사의 상표나 로고, 제품디자인을 중국 공장에 전달하면 공장은 생산을 위해 그것을 사용할 수밖에 없습니다.

하지만 어디까지 사용할 수 있는지는 별도의 문제입니다.

예를 들어 계약제품을 생산하기 위해 로고를 사용하는 것과 그 로고가 붙은 제품을 다른 바이어에게 판매하는 것은 전혀 다른 문제입니다.

따라서 필요하다면 다음 내용을 계약에서 제한할 수 있습니다.

  • 상표 사용목적
  • 로고 파일 사용범위
  • 제3자 제공 금지
  • 계약제품 외 사용 금지
  • 유사제품에 브랜드 사용 금지
  • 계약 종료 후 자료 사용 금지

자체 개발한 제품이나 디자인이라면 비밀유지와 제3자 판매 문제도 함께 검토하는 것이 좋습니다.

14. 한국 인증에 필요한 자료 제공 의무도 계약 전에 확인하는 것이 좋습니다

한국에서 판매하기 위해 인증이나 시험이 필요한 제품이라면 공장의 협조가 필요할 수 있습니다.

제품에 따라

  • 부품리스트
  • 회로도
  • 부품 인증자료
  • 시험성적서
  • 기술사양
  • 샘플
  • 제조공장 정보
  • 공장심사 협조

등이 필요할 수 있습니다.

발주한 뒤 공장에 자료를 요청했는데

“이 자료는 외부에 제공하지 않는다.”

라고 하면 곤란해집니다.

따라서 인증이 필요한 제품이라면 발주 전에 필요한 자료를 정리하고 공장이 제공할 수 있는지 확인하는 것이 중요합니다.

필요하다면 계약서에도 인증업무에 필요한 합리적인 자료와 샘플 제공에 협조한다는 내용을 넣을 수 있습니다.

15. 포장과 표시사항도 제품사양의 일부입니다

제품이 아무리 잘 만들어졌어도 포장에서 문제가 생기면 한국에서 다시 작업해야 할 수 있습니다.

예를 들어

  • 모델명 오류
  • 한글 표시사항 누락
  • 바코드 오류
  • 수입자 정보 오류
  • 설명서 누락
  • 박스 인쇄 오류
  • 제품과 포장의 모델명 불일치

등이 발생할 수 있습니다.

한국에서 제품 수천 개의 박스를 다시 열고 스티커를 붙이거나 설명서를 넣는 작업을 한다면 상당한 비용과 시간이 들어갑니다.

따라서 최종 포장샘플과 라벨, 설명서까지 승인한 뒤 생산하는 것이 좋습니다.

제품사양서와 마찬가지로 포장사양서를 별도의 부속서로 만들어 관리하는 방법도 있습니다.

16. 문제가 발생했을 때 어느 법과 절차로 해결할 것인지 정해야 합니다

계약이 잘 이행되는 동안에는 준거법이나 분쟁해결조항을 거의 보지 않습니다.

하지만 큰 분쟁이 발생하면 갑자기 가장 중요한 조항 중 하나가 됩니다.

한국과 중국 사이의 물품매매는 국제거래이므로 어느 나라의 법을 적용할 것인지, 분쟁이 발생하면 법원에서 해결할 것인지 중재를 이용할 것인지 등을 계약 단계에서 검토할 필요가 있습니다.

국제물품매매에 관한 UN 협약인 CISG는 국제물품매매계약에 통일된 법적 틀을 제공하는 협약입니다. 한국과 중국은 모두 CISG 체약국이므로 한국 기업과 중국 기업 간 물품매매에서는 계약관계에 따라 CISG 적용 여부를 검토할 필요가 있습니다.

중재를 이용한다면 어느 중재기관의 규칙을 사용할지, 중재지는 어디인지, 중재인 수와 언어 등을 구체적으로 정하는 것이 좋습니다.

다만 중국 공장과의 계약에서 한국법, 중국법, 중재 또는 소송 가운데 어느 방법이 가장 적절한지는 거래금액과 상대방의 자산, 계약구조 등에 따라 달라질 수 있습니다.

중요한 거래라면 이 부분은 계약 체결 전에 국제거래 경험이 있는 변호사나 전문가의 검토를 받는 것이 좋습니다.

17. 한국어·영어·중국어 계약서를 함께 사용할 때 기준 언어를 정해야 합니다

중국 공장과 계약하면서 영어 계약서를 작성하기도 하고 중국어와 영어를 함께 사용하기도 합니다.

경우에 따라 한국어 번역본도 별도로 만들어 내부에서 검토합니다.

문제는 언어별 표현이 조금씩 달라질 수 있다는 것입니다.

계약 내용이 서로 다르게 해석될 경우 어느 언어본을 기준으로 할 것인지 정하지 않으면 분쟁의 원인이 될 수 있습니다.

따라서 여러 언어로 계약서를 작성한다면

“해석에 차이가 있을 경우 어느 언어본을 우선한다.”

는 기준을 정하는 방법도 검토할 필요가 있습니다.

특히 기계번역이나 AI 번역만 믿고 중요한 계약문구를 확정하는 것은 조심해야 합니다.

법률용어는 일반적인 회화 번역과 달리 단어 하나에 따라 책임의 범위가 달라질 수 있기 때문입니다.

모든 조항을 똑같이 넣을 필요는 없지만 계약서의 외형도 너무 가볍게 만들지는 않는 것이 좋습니다

지금까지 설명한 내용을 모든 OEM 계약서에 빠짐없이 똑같이 넣어야 한다는 뜻은 아닙니다.

제품의 종류와 거래금액, 공장과의 관계, 금형이나 인증 여부, 자체 디자인 사용 여부 등에 따라 필요한 조항은 달라질 수 있습니다.

기성제품에 로고만 붙이는 비교적 단순한 거래와 수입사가 금형비와 개발비를 부담해 새로운 제품을 만드는 거래의 계약서가 같을 필요는 없습니다.

중요한 것은 내 거래에서 실제 문제가 될 가능성이 있는 내용을 골라 계약서에 반영하는 것입니다.

다만 그렇다고 계약서를 지나치게 대강 만들거나 몇 줄짜리 간단한 확인서 수준으로 끝내는 것도 저는 권하지 않습니다.

해외거래에서는 계약서 내용뿐 아니라 계약서를 제시하는 방식 자체도 상대방에게 하나의 신호가 될 수 있습니다.

제품사양도 제대로 정리되어 있지 않고 계약내용도 몇 줄에 불과하면 상대방이 이 수입사를 OEM 거래경험이 많지 않고 계약관리가 느슨한 업체로 받아들일 가능성도 생각해야 합니다.

반대로 계약 당사자와 제품사양, 품질기준, 검사, 납기, 부품변경, 금형과 지식재산권 등 필요한 사항이 체계적으로 정리된 문서를 제시하면 공장도 이 거래를 보다 신중하게 받아들일 수 있습니다.

계약서가 두껍다고 무조건 좋은 것은 아니지만 어느 정도의 형식과 외형을 갖춰 상대방에게 계약내용을 가볍게 볼 수 없다는 인식을 주는 것 역시 실무적으로 의미가 있습니다.

특히 새로운 공장과 처음 거래할 때는 이런 부분이 중요합니다.

계약서를 받는 순간 상대방이

“이 회사는 제품사양과 품질을 제대로 관리하는 회사구나.”

“임의로 부품을 변경하거나 대충 생산해서는 안 되겠구나.”

라는 인식을 갖도록 하는 것도 계약관리의 한 부분이라고 생각합니다.

계약서를 길게 만드는 것이 목적은 아닙니다

그렇다고 좋은 계약서가 무조건 아주 길고 복잡해야 한다는 뜻은 아닙니다.

20페이지짜리 계약서를 만들어 놓고 실제 담당자가 내용을 이해하지 못한다면 현장에서 제대로 활용되기 어렵습니다.

반대로 몇 페이지밖에 되지 않더라도

무엇을 만들고,

어떤 부품을 사용하며,

언제까지 생산하고,

어떻게 검사하고,

불량이 발생하면 어떻게 처리할 것인지

명확하게 정해져 있다면 훨씬 실용적인 계약이 될 수 있습니다.

중요한 것은 페이지 수가 아니라 실제 거래에서 문제가 될 수 있는 부분이 빠져 있지 않은가입니다.

즉, 계약서를 무조건 길게 만드는 것과 너무 대강 작성하는 것 사이에서 균형을 잡을 필요가 있습니다.

계약서보다 더 중요한 것은 계약서와 실제 생산이 일치하는 것입니다

계약서를 아주 잘 작성했다고 해서 모든 문제가 자동으로 해결되는 것은 아닙니다.

공장이 계약 내용을 생산현장에 제대로 전달하지 않으면 아무 소용이 없습니다.

영업담당자는 계약 내용을 알고 있는데 생산팀은 모를 수도 있고, 처음 협의했던 담당자가 퇴사하면서 조건이 제대로 전달되지 않을 수도 있습니다.

그래서 주요 조건은 계약서뿐 아니라 제품사양서, 승인샘플, 포장사양서, 발주서 등 실제 생산현장에서 사용할 수 있는 문서에도 일관되게 반영하는 것이 좋습니다.

그리고 생산과정에서 중요한 변경사항이 생기면 위챗 메시지 하나로 끝내지 말고 이메일이나 변경사양서 등으로 다시 기록하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.

계약은 서명하는 순간 끝나는 것이 아니라 양산이 끝날 때까지 계속 관리해야 하는 기준입니다.

중국 OEM 계약의 핵심은 ‘문제가 생겼을 때’를 미리 생각하는 것입니다

계약서를 작성할 때는 거래가 잘 진행되는 상황만 생각하기 쉽습니다.

하지만 계약서가 가장 필요한 순간은 오히려 일이 잘못됐을 때입니다.

제품이 늦게 나오면 어떻게 할 것인가.

승인하지 않은 부품을 사용하면 어떻게 할 것인가.

불량이 많이 나오면 어떻게 할 것인가.

공장이 내 금형으로 다른 업체 제품을 만들면 어떻게 할 것인가.

인증자료를 주지 않으면 어떻게 할 것인가.

이런 질문을 하나씩 해보면 어떤 내용을 계약서에 넣어야 할지가 자연스럽게 보입니다.

저는 중국 OEM 계약에서 가장 중요한 것은 어려운 법률용어를 많이 넣는 것이 아니라고 생각합니다.

가격협상에서 결정한 것, MOQ 협상에서 결정한 것, 샘플에서 확인한 것, 품질에서 요구한 것을 모두 하나의 문서체계 안에 남기는 것이 더 중요합니다.

말로 합의한 조건은 담당자가 바뀌면 사라질 수 있습니다.

그러나 계약서와 사양서에 명확하게 기록된 조건은 다음 생산에서도 다시 확인할 수 있습니다.

중국 공장과 오래 거래하려면 계약서는 상대방을 의심한다는 표시가 아니라 서로 같은 기준으로 일하기 위한 업무의 기준선이라고 생각하는 편이 좋습니다.

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