해외 전시회 참관 가이드｜기대치 정리부터 준비물·업체 상담·사후관리 28가지

해외에서 새로운 상품을 찾거나 제조업체를 발굴하려는 사람에게 전시회는 매우 유용한 장소입니다.

특히 중국, 홍콩, 대만 등에서 열리는 대형 전시회에는 수백 개에서 수천 개에 이르는 제조업체와 무역회사가 참가합니다. 평소라면 여러 지역과 공장을 돌아다니며 만나야 할 업체들을 짧은 기간에 한곳에서 비교할 수 있다는 것은 분명 큰 장점입니다.

그러나 전시회에 처음 참가하는 분들 가운데 의외로 많은 분이 별다른 준비 없이 현장부터 찾아갑니다.

“일단 가보면 좋은 상품이 있겠지.”

이렇게 생각하고 전시장에 들어가면 처음 몇 시간은 흥미롭습니다. 하지만 오후가 되면 다리가 아프고 자료와 명함은 쌓이며, 어디에서 어떤 업체를 만났는지 기억이 뒤섞이기 시작합니다.

대형 전시회일수록 더욱 그렇습니다.

전시회 참관은 관광이나 구경이 아니라 하나의 해외 소싱 업무입니다.

어떤 제품을 볼 것인지뿐 아니라 어느 업체를 먼저 방문할지, 무엇을 질문할지, 상담내용을 어떻게 기록할지, 귀국 후 어떤 업체부터 다시 연락할지까지 미리 생각해야 합니다.

다만 준비에 앞서, 전시회에서 무엇을 기대할 수 있고 무엇은 기대하기 어려운지부터 정리해 두면 출장의 목적이 분명해집니다. 이 글은 전시회의 실제 성격을 먼저 살펴본 뒤, 출국 전 준비부터 현장 상담과 귀국 후 사후관리까지 28가지 실전 항목을 순서대로 정리합니다.

전시회에서 무엇을 기대할 수 있을까｜가기 전에 내려놓을 오해

국내외 전시회에 참가하면 아직 한국에 소개되지 않은 신상품을 발견하고, 그 상품 하나로 사업의 결정적인 기회를 만들 수 있을 것이라고 기대하는 분들이 많습니다.

특히 쿠팡이나 네이버 스마트스토어에서 상품 판매를 시작하려는 초보사업자들은 중국이나 홍콩의 전시회를 새로운 사업 아이템을 발굴하는 가장 빠른 방법으로 생각하기도 합니다.

전시회에만 가면 한국에서 아직 아무도 판매하지 않는 독특한 상품을 찾을 수 있을 것 같습니다. 공장 관계자를 직접 만나면 온라인에서 알아볼 때보다 훨씬 싼 가격으로 제품을 공급받을 수 있을 것 같기도 합니다.

전시장 안에는 수천 개의 제품이 진열되어 있으니 그중 하나쯤은 크게 성공할 상품이 있을 것이라고 생각합니다.

저도 오랫동안 여러 국내외 전시회를 다녔습니다.

새로운 제품을 찾기 위해 중국과 홍콩 등의 전시회를 방문했고, 공장 관계자들과 상담하고 전시회가 끝난 뒤 공장을 찾아가기도 했습니다. 전시회에서 처음 만난 업체와 실제 거래로 이어진 경험도 있습니다.

그 경험을 통해 전시회가 분명히 유용하다는 사실을 알고 있습니다.

그러나 전시회에 간다고 해서 누구나 쉽게 좋은 상품을 발견하고 사업기회를 잡을 수 있는 것은 아닙니다.

전시회는 소싱의 만능키가 아닙니다.

오히려 전시회의 실제 성격을 이해하지 못하고 참가하면 상당한 출장비와 시간을 사용하고도 카탈로그와 명함만 잔뜩 들고 돌아올 수 있습니다.

초보사업자는 전시회에서 무엇을 기대할까

처음 해외 전시회를 찾는 사업자는 대체로 다음과 같은 기대를 합니다.

• 한국에 아직 소개되지 않은 신제품을 찾고 싶습니다.
• 쿠팡이나 네이버에서 잘 팔릴 상품을 발견하고 싶습니다.
• 중국 제조업체와 직접 거래해 매입가격을 낮추고 싶습니다.
• 여러 공장의 제품을 한자리에서 비교하고 싶습니다.
• 전시회 특별가격으로 좋은 조건을 확보하고 싶습니다.
• 가능하면 경쟁자보다 먼저 새로운 제품을 계약하고 싶습니다.

이러한 기대가 모두 잘못된 것은 아닙니다.

중국은 소형가전, 주방용품, 생활용품, 가구, 조명, 욕실용품, 이미용기기 등 다양한 소비재의 생산기반을 갖추고 있습니다. 홍콩은 중국과 아시아 제조기업을 연결하는 국제적인 소싱 플랫폼 역할을 합니다. 대만은 컴퓨터와 전자제품, 부품, 자전거와 공구 등 기술 중심 제품 분야에서 강점을 가지고 있습니다.

전시회에 가면 인터넷 검색만으로는 찾기 어려운 제조업체를 만날 수 있습니다. 제품을 직접 보고 만져볼 수도 있고, 해당 산업에서 어떤 기능과 디자인이 새롭게 등장하는지도 확인할 수 있습니다.

문제는 전시회에 진열된 상품 가운데 하나를 골라 주문하면 소싱이 끝난다고 생각하는 것입니다.

제품을 발견하는 것과 그 제품을 한국에서 사업으로 만드는 것은 전혀 다른 일입니다.

전시회에 모든 신제품이 나올 것이라는 생각부터 내려놓아야 합니다

처음 전시회를 찾는 사람은 각 부스에 해당 회사가 개발한 최신 제품과 핵심 상품이 모두 전시되어 있을 것이라고 생각합니다.

하지만 실제 현장은 그렇게 단순하지 않습니다.

제가 중국 전시회를 오랫동안 다니면서 경험한 바로는 일부 제조기업은 자신들이 준비 중인 중요한 신제품을 전시회에 적극적으로 공개하지 않습니다.

전시회는 수많은 바이어가 방문하는 장소이지만 동시에 경쟁업체들이 대거 방문하는 장소이기 때문입니다.

중국 제조기업들은 서로의 제품 구성과 가격, 디자인, 기능, 포장방식과 신제품 개발 방향을 확인하기 위해 경쟁업체의 부스를 돌아봅니다.

전시기업 직원이 바이어처럼 행동하면서 경쟁업체 제품의 사진을 찍거나 카탈로그를 수집하고, 제품 사양과 가격을 질문하는 경우도 적지 않습니다.

전시회장을 돌아다니는 사람 중 실제 바이어보다 다른 전시기업의 직원이 더 많다는 우스갯소리까지 나올 정도입니다.

물론 모든 제조업체가 신제품을 숨기는 것은 아닙니다. 국제적인 대형 전시회에서는 여전히 많은 신제품과 새로운 공급업체가 소개됩니다.

그러나 제조업체가 중요한 신제품과 개발계획을 모든 방문객에게 공개하는 것은 별개의 문제입니다.

특허권과 상표권, 디자인권 보호에 불안감을 가진 기업일수록 신제품 공개에 조심스러울 수 있습니다. 제품을 공개한 직후 비슷한 디자인과 기능을 가진 경쟁제품이 시장에 등장할 가능성을 걱정하기 때문입니다.

따라서 전시회에 가면 해당 업계의 모든 신제품을 볼 수 있을 것이라고 기대해서는 안 됩니다.

경쟁사 제품은 살피면서 자기 신제품은 숨기기도 합니다

제조업체가 전시회에 참가하는 목적은 단순히 제품을 많이 판매하는 것만이 아닙니다.

일부 제조기업은 전시회를 다음과 같은 목적으로 활용합니다.

첫째, 경쟁기업의 신제품과 시장 동향을 파악합니다.

둘째, 자신들의 회사가 여전히 영업하고 있고 시장에서 건재하다는 사실을 알립니다.

셋째, 이미 판매해온 안정적인 제품을 중심으로 신규 바이어를 발굴합니다.

넷째, 기존 거래처나 실제 거래 가능성이 있다고 판단한 바이어에게만 별도로 신제품 정보를 제공합니다.

오랫동안 거래한 고객이 부스를 방문하면 전시되지 않은 신제품의 사진이나 샘플을 보여주기도 합니다. 경우에 따라 전시회가 끝난 뒤 호텔이나 별도의 상담장소에서 제품을 소개하거나 공장 방문을 제안하기도 합니다.

반면 처음 부스를 찾은 방문객이 회사 이름과 판매채널, 예상수량도 제대로 설명하지 않은 채 다음과 같이 질문하면 제조업체도 적극적으로 정보를 공개하기 어렵습니다.

“새로운 제품 없습니까?”

“한국에서 잘 팔릴 제품을 추천해주세요.”

“가장 싼 제품이 무엇입니까?”

제조업체 입장에서도 상대방이 실제 수입을 검토하는 바이어인지, 경쟁업체인지, 가격만 조사하는 사람인지 알 수 없기 때문입니다.

전시회에서 더 좋은 정보를 얻으려면 먼저 자신이 어떤 사업을 하고 있으며 어떤 제품을 찾고 있는지 구체적으로 설명할 수 있어야 합니다.

‘대박 상품 하나’를 찾겠다는 목표가 위험한 이유

초보사업자가 전시회에서 좋은 상품을 찾기 어려운 가장 큰 이유는 자신이 무엇을 찾아야 하는지 명확하지 않기 때문입니다.

“한국에서 아직 팔지 않는 상품을 찾아야겠다.”

“온라인에서 잘 팔릴 만한 상품을 발견해야겠다.”

“가격이 싸고 디자인이 새로운 제품을 찾아야겠다.”

이 정도의 막연한 생각만으로 전시회장을 돌아다니면 수천 개의 상품을 보고도 무엇이 좋은 상품인지 판단하기 어렵습니다.

전시회에 진열된 상품은 대체로 보기 좋게 연출되어 있습니다. 부스 직원은 제품의 장점을 적극적으로 설명합니다. 작동하는 샘플 하나를 직접 보면 제품의 완성도도 상당히 높아 보일 수 있습니다.

그러나 실제 사업에서는 전시된 모습보다 다음 조건이 훨씬 중요합니다.

• 한국에서 필요한 인증을 받을 수 있는가?
• 제조업체가 인증과 시험에 필요한 기술자료를 제공할 수 있는가?
• 최소주문수량을 감당할 수 있는가?
• 운송비와 관세, 인증비를 더해도 가격경쟁력이 있는가?
• 양산품의 품질을 일정하게 유지할 수 있는가?
• 디자인권이나 상표권 침해 가능성은 없는가?
• 이미 한국의 다른 업체에 같은 제품을 공급하고 있지는 않은가?
• 불량이 발생했을 때 제조업체가 책임질 수 있는가?
• 부품 공급과 애프터서비스가 가능한가?
• 포장과 설명서를 한국시장에 맞게 변경할 수 있는가?

이런 조건을 검토하지 않은 채 제품의 외관과 전시회 특별가격만 보고 상품을 선택하면, 전시장에서 받은 기대가 실제 수입단계에서 무너질 수 있습니다.

전시회에서 눈에 띄는 상품을 발견했다는 사실은 소싱의 시작일 뿐입니다.

좋은 제품을 먼저 발견하면 경쟁력이 생길까

전시회에 가는 이유 중 하나는 다른 사업자보다 먼저 새로운 제품을 발견하기 위해서입니다.

그러나 많은 사람이 같은 전시회를 방문하고 같은 상품을 봅니다. 눈에 띄는 제품은 나뿐 아니라 다른 바이어의 눈에도 들어옵니다.

전시회에서 제품 하나를 먼저 보았다는 사실만으로 오랫동안 유지되는 경쟁력이 생기는 것은 아닙니다.

특히 별도의 금형이나 기능변경 없이 제조업체가 가진 기존 제품을 그대로 수입한다면, 같은 공장이 다른 한국 업체에도 제품을 공급할 가능성이 있습니다.

결국 몇 달 뒤 비슷하거나 동일한 제품이 여러 판매자에게서 판매될 수 있습니다. 이때 차별화할 요소가 가격밖에 없다면 판매자는 가격경쟁에 들어가게 됩니다.

전시회에서 발견한 제품을 실제 경쟁력 있는 상품으로 만들려면 그 이후의 일이 더 중요합니다.

• 한국 소비자에게 필요한 기능을 추가하거나 조정해야 합니다.
• 포장과 설명서를 판매채널에 맞게 설계해야 합니다.
• 인증과 지식재산권 문제를 해결해야 합니다.
• 목표원가를 맞출 수 있도록 협상해야 합니다.
• 양산품의 품질을 안정적으로 관리해야 합니다.
• 불량과 반품, 애프터서비스에 대응할 체계를 마련해야 합니다.
• 브랜드와 상세페이지, 판매채널을 준비해야 합니다.

좋은 상품을 발견하는 능력도 필요하지만, 그 상품을 한국시장에서 판매 가능한 사업으로 완성하는 능력이 더 중요합니다.

전시회의 진짜 가치는 상품보다 업체를 찾는 데 있습니다

전시회에서 가장 중요하게 보아야 할 대상은 진열된 상품만이 아닙니다.

그 상품을 만드는 회사의 능력과 전문성을 살펴야 합니다.

한 개의 제품은 시장 변화에 따라 판매가 중단될 수 있습니다. 이미 비슷한 제품이 한국에 들어와 있을 수도 있고, 실제 원가를 계산해보니 사업성이 없을 수도 있습니다.

하지만 특정 분야에서 꾸준히 제품을 개발하고 품질을 관리하는 제조업체를 발견했다면 당장 거래하지 않더라도 이후의 사업기회로 이어질 수 있습니다.

예를 들어 소형가전제품을 검토한다면 현재 전시된 모델의 가격만 묻는 것보다 다음과 같은 내용을 확인하는 편이 더 중요합니다.

• 회사가 직접 제조하는 제품은 무엇인가?
• 다른 공장에서 공급받아 판매하는 제품은 무엇인가?
• 어떤 제품군을 전문적으로 개발하는가?
• 주요 수출국은 어디인가?
• 한국 수출 경험이 있는가?
• OEM과 ODM 중 어느 방식을 주로 진행하는가?
• 제품 설계와 회로 개발을 자체적으로 하는가?
• 금형을 직접 보유하고 있는가?
• 품질관리 인력과 검사설비를 갖추고 있는가?
• 인증에 필요한 기술자료를 제공할 수 있는가?
• 한국시장에 맞게 기능과 외관을 변경할 수 있는가?

이런 질문을 주고받으면 상대방이 실제 제조공장인지 단순한 무역회사인지, 특정 분야에 전문성이 있는지 여러 공장의 제품을 모아 판매하는 회사인지 어느 정도 파악할 수 있습니다.

전시회는 즉석에서 상품을 고르는 시장이라기보다 앞으로 계속 접촉하며 검증할 제조업체 후보를 찾는 장소에 가깝습니다.

부스가 화려하다고 좋은 제조업체는 아닙니다

전시회에서는 부스 규모가 큰 회사가 먼저 눈에 들어옵니다.

제품도 많고 직원도 많으며 상담공간도 잘 갖추어져 있습니다. 전시 디자인이 화려하면 회사 규모와 제품의 신뢰성도 높아 보입니다.

그러나 부스는 비용을 들이면 얼마든지 화려하게 꾸밀 수 있습니다.

화려한 부스가 반드시 우수한 품질관리 능력과 개발능력을 의미하지는 않습니다. 반대로 부스가 작다고 해서 반드시 경쟁력이 없는 회사인 것도 아닙니다.

부스를 볼 때는 외형보다 진열된 제품들 사이의 연관성을 살펴보는 것이 좋습니다.

하나의 기술이나 부품을 중심으로 제품군이 자연스럽게 연결되어 있다면 해당 분야를 전문적으로 개발하는 제조기업일 가능성이 있습니다.

반면 서로 관련이 없는 여러 종류의 제품이 한 부스에 뒤섞여 있다면 무역회사이거나 여러 공장의 제품을 모아 판매하는 업체일 수 있습니다.

물론 무역회사라고 해서 반드시 나쁜 것은 아닙니다.

소량 주문이 필요하거나 서로 다른 제품을 함께 구매하고 싶은 사업자에게는 무역회사가 더 편리할 수도 있습니다. 공장과 직접 거래하는 것보다 의사소통과 품질문제 대응이 나은 무역회사도 있습니다.

중요한 것은 상대방의 역할을 정확히 알고 거래하는 것입니다.

실제 공장이라고 생각하고 계약했는데 알고 보니 중간 무역회사였다면 가격과 기술자료, 품질책임 범위에서 예상하지 못한 문제가 생길 수 있습니다.

전시회 특별가격과 긴급성에 휩쓸리지 말아야 합니다

전시회 현장에서는 이런 이야기를 들을 수 있습니다.

“이 제품에 관심을 가진 다른 나라 바이어가 많습니다.”

“생산일정이 밀려 있으니 주문하려면 빨리 결정해야 합니다.”

“이번 전시회 기간에만 특별가격을 적용할 수 있습니다.”

“한국에서 다른 바이어도 이 제품에 관심을 보이고 있습니다.”

이런 말이 모두 거짓이라는 의미는 아닙니다. 실제로 주문이 몰린 제품일 수도 있고 다른 한국 바이어와 상담하고 있을 수도 있습니다.

다만 전시회 현장의 분위기와 판매자의 긴급성 강조에 휩쓸려 충분한 검토 없이 계약해서는 안 됩니다.

제품의 외관을 확인한 것과 실제 거래조건을 확인한 것은 전혀 다른 문제입니다.

현장에서는 제조업체의 실제 공장 규모와 품질관리 체계, 제품 불량률, 주요 부품의 공급처, 인증자료의 진위, 금형과 디자인의 소유관계까지 확인하기 어렵습니다.

정확한 포장규격과 국제운송비, 관세와 인증비를 반영한 한국 도착원가도 바로 계산하기 어렵습니다.

특히 한국에서 인증이 필요한 전기제품이나 생활화학제품, 인체와 직접 접촉하는 제품은 전시장에서 본 샘플만으로 수입 가능성을 판단해서는 안 됩니다.

제품이 마음에 들더라도 우선 자료와 샘플을 요청하고 귀국한 뒤 차분하게 검토해야 합니다.

전시회에서 놓치면 다시는 얻을 수 없는 기회처럼 느껴지더라도, 검토하지 않은 제품을 급하게 계약해 발생하는 손실이 기회를 놓치는 것보다 훨씬 클 수 있습니다.

카탈로그에 없는 신제품은 관계가 생긴 뒤 나오는 경우가 많습니다

제조업체의 중요한 신제품은 공개된 전시 부스보다 지속적인 교신 과정에서 발견되는 경우가 많습니다.

전시회에서 처음 만난 업체와 연락을 계속하면서 자신이 가격만 묻는 사람이 아니라 실제로 사업할 의지가 있는 바이어라는 점을 보여줄 필요가 있습니다.

자신이 운영하는 회사와 판매채널, 관심제품, 예상 판매량, 한국시장에서 필요한 조건을 구체적으로 설명하면 제조업체도 점차 더 많은 정보를 제공합니다.

관계가 형성되면 다음과 같은 이야기가 나오기도 합니다.

“다음 달에 새로운 모델이 나옵니다.”

“현재 금형을 개발 중인 제품이 있습니다.”

“아직 카탈로그에 넣지 않은 샘플이 있습니다.”

“기존 제품을 한국시장에 맞게 변경할 수 있습니다.”

이러한 정보는 전시회장을 한 바퀴 돈다고 자동으로 얻어지는 것이 아닙니다.

전시회에서 접점을 만들고 귀국 후 지속적으로 연락하면서 서로의 사업방향과 거래 가능성을 확인할 때 현실적인 아이템 발굴 기회로 이어집니다.

그래서 저는 전시회의 성과를 그 자리에서 발견한 상품의 수로만 평가해서는 안 된다고 생각합니다.

전시회에서 만난 업체를 거래처로 결정해서는 안 됩니다

전시회 부스에서 상담을 잘했다고 해서 그 업체가 곧바로 좋은 거래처가 되는 것은 아닙니다.

전시회에서 확인할 수 있는 것은 제한적입니다.

좋은 거래처인지는 이후의 과정에서 더 잘 드러납니다.

• 요청한 자료를 정확하게 보내는가?
• 제품 사양에 관한 답변이 일관적인가?
• 인증서와 시험성적서의 모델명이 실제 제품과 맞는가?
• 견적서의 가격과 거래조건이 명확한가?
• 모르는 내용을 아는 것처럼 답하지 않는가?
• 샘플 제작 약속과 발송일정을 지키는가?
• 기술적인 질문에 담당자가 제대로 대응하는가?
• 불리한 조건과 제품의 한계도 솔직하게 설명하는가?
• 공장 방문 요청에 합리적으로 대응하는가?

전시회장에서 상담할 때는 적극적이었지만 귀국 후 자료를 요청하자 답변이 느려지거나, 제품 사양과 가격이 계속 바뀌는 업체도 있습니다.

반대로 부스에서는 크게 눈에 띄지 않았지만 이후 요청한 자료를 정확하게 보내고 기술적인 질문에도 성실하게 대응하는 업체가 더 좋은 거래처가 되기도 합니다.

전시회는 거래처를 확정하는 곳이 아니라 검증할 후보를 찾는 곳입니다.

좋은 전시회 성과는 명함 수로 판단하지 않습니다

전시회를 다녀온 뒤 받은 명함과 카탈로그를 책상 위에 쌓아놓으면 많은 일을 한 것처럼 느껴집니다.

그러나 명함을 많이 받았다는 사실이 사업성과를 의미하지는 않습니다.

전시회 참관 결과는 다음과 같은 질문으로 평가하는 것이 더 현실적입니다.

평가 항목	확인할 질문
제조업체 후보	추가로 검토할 가치가 있는 업체를 몇 곳 찾았는가?
제품 적합성	한국의 인증과 시장조건에 맞을 가능성이 있는 제품이 있었는가?
목표원가	운송비와 인증비를 포함해도 가격경쟁력이 있을 가능성이 있는가?
기술 대응	필요한 사양 변경과 기술자료 제공이 가능한 업체가 있었는가?
담당자 연결	행사 후에도 교신할 수 있는 의사결정권자나 실무자를 확보했는가?
후속 단계	샘플, 상세견적, 공장 방문으로 이어질 업체가 있는가?
시장 이해	해당 산업의 제품·가격·기술 흐름을 새롭게 이해했는가?
경쟁구조	경쟁업체와 제조업체들이 어디에 집중하는지 파악했는가?

전시회에서 주문을 한 건도 하지 않았더라도 좋은 제조업체 후보를 찾고 시장의 흐름을 이해했다면 의미 있는 참관일 수 있습니다.

반대로 많은 명함을 받고 현장에서 여러 제품에 관심을 표시했지만 귀국 후 다시 연락할 업체가 없다면 실질적인 성과는 크지 않을 수 있습니다.

전시회를 갈 필요가 없는 경우도 있습니다

해외 전시회에는 항공료와 숙박비, 현지 교통비가 들어갑니다. 대표나 실무자가 며칠 동안 자리를 비우는 시간비용도 발생합니다.

따라서 모든 사업자가 반드시 전시회에 가야 하는 것은 아닙니다.

다음과 같은 경우에는 참가를 서두르지 않는 편이 나을 수 있습니다.

• 찾고자 하는 제품군이 아직 정해지지 않았습니다.
• 목표 판매가격과 감당 가능한 원가를 계산하지 않았습니다.
• 한국에서 필요한 인증요건을 전혀 확인하지 않았습니다.
• 최소주문수량을 감당할 자금계획이 없습니다.
• 국내 판매채널과 목표 고객이 정해지지 않았습니다.
• 전시회에서 만난 업체를 후속 검토할 인력과 시간이 없습니다.
• 단순히 ‘무언가 좋은 것이 있겠지’라는 기대만 가지고 있습니다.

이런 상태에서 전시회에 가면 제품은 많이 보지만 판단기준이 없어 무엇을 선택해야 할지 알기 어렵습니다.

먼저 국내시장과 경쟁제품을 조사하고 어떤 조건의 제품과 업체를 찾을 것인지 정리한 뒤 전시회를 찾는 편이 훨씬 효율적입니다.

그렇다면 전시회에는 왜 가야 할까

전시회가 소싱의 만능키가 아니라면 굳이 많은 비용을 들여 참가할 이유가 없다고 생각할 수도 있습니다.

그러나 전시회는 여전히 중요한 장점을 가지고 있습니다.

온라인 검색으로는 찾기 어려운 제조업체를 짧은 기간에 많이 만날 수 있습니다. 제품의 크기와 외관, 재질, 작동상태를 직접 확인할 수 있습니다.

여러 업체의 제품을 한자리에서 비교하면 해당 산업의 일반적인 기술수준과 가격대도 어느 정도 파악할 수 있습니다.

업체 관계자와 직접 대화하면서 제품자료만으로는 알기 어려운 개발방향과 시장 분위기를 느낄 수도 있습니다.

기존 거래업체를 만나 그동안의 문제를 논의하고 앞으로 출시할 제품에 대한 정보를 들을 수도 있습니다. 거래가 없던 업체와 처음 접점을 만들고 이후 공장 방문이나 샘플 검토로 연결할 수도 있습니다.

다만 전시회의 가치를 ‘그 자리에서 대박 상품을 발견하는 것’으로만 한정해서는 안 됩니다.

전시회는 다음과 같은 역할을 할 수 있습니다.

• 제조업체 후보를 폭넓게 찾는 장소
• 업계의 기술과 디자인 흐름을 파악하는 장소
• 기존 거래업체와 관계를 강화하는 장소
• 온라인으로만 알던 업체를 직접 확인하는 장소
• 향후 공장 방문과 샘플 검토의 출발점을 만드는 장소
• 경쟁업체와 제조업체가 어디로 움직이는지 살펴보는 장소

이러한 목적이 분명하다면 전시회는 충분히 가치 있는 소싱 수단이 될 수 있습니다.

출국 전 준비

1. 해외 전시회는 반드시 사전등록부터 하십시오

가장 먼저 할 일은 전시회 사전등록입니다.

대부분의 국제 전시회는 공식 홈페이지를 통해 바이어 사전등록을 받습니다. 전시회에 따라 무료입장이 가능하거나 사전등록자에게 입장료 할인과 별도 바이어 서비스를 제공하기도 합니다.

반대로 아무 준비 없이 현장에 가서 등록하려 하면 생각보다 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. 여권과 회사정보를 입력하고 등록서를 작성하거나 현장에서 입장료를 내야 할 수도 있습니다.

특히 개막 첫날 아침에는 현장등록 인원이 몰려 입장하는 데 많은 시간을 소비할 수 있습니다.

비행기와 호텔까지 예약해 해외 전시회에 갔는데 입구에서 30분이나 한 시간을 허비할 이유는 없습니다.

전시회 방문을 결정했다면 공식 홈페이지에서 다음 내용을 확인하십시오.

• 개최기간과 관람시간
• 개최장소
• 사전등록 기간
• 입장료
• 바이어 등록조건
• QR코드 또는 전자배지 발급방법
• 전시장 배치도
• 참가업체 목록
• 행사와 세미나 일정

등록이 끝나면 QR코드나 등록확인서를 휴대전화에 저장하고, 인터넷 연결이 되지 않을 때를 대비해 화면을 캡처해 두는 것이 좋습니다.

2. 방문할 전시관과 부스를 출국 전에 정하십시오

대형 전시회에 처음 가보면 규모에 놀라게 됩니다.

참가업체가 수천 곳에 이르기도 하고 여러 개의 전시관과 Hall로 나뉘어 개최되기도 합니다. 아무 계획 없이 들어가면 하루 종일 돌아다니고도 정작 꼭 만나야 할 업체는 만나지 못할 수 있습니다.

전시회에는 자신의 사업과 관련 없는 업체가 훨씬 많습니다.

소형가전을 찾으러 갔다가 동선을 잘못 잡으면 조명·가구·공구·잡화 전시장을 한참 돌아다닐 수도 있습니다.

출국하기 전에 최소한 다음 내용을 정리하는 것이 좋습니다.

• 관심 품목
• 목표 전시관
• 관심업체명
• 부스번호
• 주요 전시제품
• 업체 홈페이지
• 상담하고 싶은 내용

저는 방문업체를 세 단계로 나누는 방법을 권합니다.

• A급: 반드시 만나야 할 업체
• B급: 가능하면 상담할 업체
• C급: 이동 동선에 있거나 시간이 남으면 살펴볼 업체

전시장 지도를 보면서 이동순서도 정해 두십시오.

예를 들어 다음과 같습니다.

Hall 3 → A사 → B사 → C사 → Hall 4 → D사 → E사

이 정도만 정리해도 현장에서 상당한 시간을 절약할 수 있습니다.

전시회에서는 많이 걷는 것보다 어디로 걸어갈지를 미리 정하는 것이 더 중요합니다.

3. 반드시 만나야 할 업체에는 미리 연락하십시오

참가업체 목록이나 홈페이지에서 관심업체를 발견했다면 미리 연락하는 것이 좋습니다.

특히 기존 거래업체이거나 거래 가능성이 높은 업체라면 이메일, 위챗, WhatsApp 등을 이용해 만날 시간을 정해 두십시오.

“전시회에 방문할 예정이니 몇 월 며칠 몇 시쯤 부스에서 만나자.”

이 정도로 약속해도 충분합니다.

전시회 현장에서는 담당자가 자리를 비우거나 다른 바이어와 상담하는 경우가 많습니다. 정작 관심업체 부스까지 찾아갔는데 평소 연락하던 담당자가 회의 중이거나 자리를 비웠다면 다시 찾아가야 합니다.

전시장이 넓다면 이것도 상당한 시간 낭비입니다.

4. 하루에 너무 많은 업체를 만나려고 하지 마십시오

처음 전시회에 가면 욕심이 생깁니다.

“여기까지 왔으니 최대한 많이 보고 가야겠다.”

하지만 부스를 지나치는 것과 업체를 제대로 상담하는 것은 다릅니다.

관심 있는 업체라면 제품을 살펴보고 최소한 다음 내용을 확인해야 합니다.

• MOQ
• 수량별 가격
• OEM·ODM 가능 여부
• 로고와 색상 변경조건
• 포장 변경조건
• 생산기간
• 인증자료
• 한국 수출 경험
• 기존 한국 거래처 유무
• 샘플 제공 가능 여부
• 불량 발생 시 대응방식

조금만 깊게 이야기하면 한 업체에서 20~30분은 쉽게 지나갑니다.

방문 업체 숫자를 채우기보다 정말 중요한 업체를 제대로 확인하는 것이 훨씬 중요합니다.

현장에서 챙길 준비물과 기록 방법

5. 복장보다 더 중요한 것은 신발입니다

해외업체와 비즈니스 미팅을 해야 하므로 정장을 입고 구두를 신어야 한다고 생각할 수 있습니다.

그러나 일반적인 해외 소싱 전시회라면 반드시 정장을 입어야 하는 것은 아닙니다. 공급업체 관계자들도 편한 비즈니스 캐주얼 차림인 경우가 많습니다.

중요한 것은 단정한 인상이지 반드시 정장과 구두를 갖춰 입는 것이 아닙니다.

오히려 신발이 더 중요합니다.

대형 전시회에서는 상상 이상으로 많이 걷습니다.

호텔에서 전시장까지 이동하고, 전시관과 전시관 사이를 오가며, 하루 종일 서서 상담하기도 합니다.

딱딱한 구두보다는 운동화나 바닥 쿠션이 좋은 편한 신발을 권합니다.

첫날 발바닥이 아프거나 물집이 생기면 다음 날부터 전시회 자체가 고역이 될 수 있습니다.

전시회에서 체력은 단순한 건강 문제가 아니라 업무효율과 연결됩니다.

6. 가방은 가능하면 백팩을 사용하십시오

전시장에서는 업체들이 제작한 쇼핑백이나 서류가방을 많이 나누어 줍니다.

처음에는 별문제가 없어 보이지만 시간이 지나면서 카탈로그와 명함, 샘플이 늘어나면 양손에 쇼핑백을 여러 개 들고 다니게 됩니다.

그 상태에서는 휴대전화로 사진을 찍고, QR코드를 읽고, 번역앱을 사용하는 것도 불편합니다.

손은 최대한 자유롭게 만들어 두는 것이 좋습니다.

하루 동안 사용할 물품과 자료를 넣을 수 있는 가볍고 편한 백팩을 권합니다. 너무 큰 여행용 백팩까지 가져갈 필요는 없습니다.

7. 명함은 넉넉히 준비하되 지나치게 화려할 필요는 없습니다

해외 전시회에서는 명함이 생각보다 빠르게 소진됩니다.

영업담당자뿐 아니라 해외영업·기술·품질 담당자와도 명함을 교환할 수 있으므로 평소 출장 때보다 넉넉히 준비하는 것이 좋습니다.

다만 플라스틱이나 특수재질의 화려한 명함이 꼭 필요한 것은 아닙니다.

저는 오히려 여백이 있는 종이명함을 권합니다.

상대방에게 명함을 건네면서 다음과 같은 내용을 간단하게 적어줄 수 있기 때문입니다.

• Korea OEM
• MOQ 500
• KC required
• Exclusive sales review
• Interested in 27-inch model

상대방이 나중에 수십 장의 명함을 정리할 때도 “그 제품에 관심을 보였던 한국 바이어”라는 사실을 기억하기 쉬워집니다.

명함은 자신을 멋지게 보여주는 장식품이라기보다 상대방이 나를 기억하게 만드는 업무도구입니다.

8. 받은 명함에는 상담내용을 바로 기록하십시오

전시회가 끝날 무렵이면 명함이 수십 장 쌓입니다. 하루나 이틀만 지나도 기억이 섞이기 시작합니다.

“이 회사가 어떤 제품을 만들었지?”

“누구와 MOQ를 이야기했더라?”

“샘플을 보내준다고 한 사람이 누구였지?”

상담이 끝난 직후 명함 뒷면이나 별도 메모에 간단하게라도 기록하는 것이 좋습니다.

예를 들면 다음 정도면 충분합니다.

공기청정기 / MOQ 500 / 디자인 좋음 / 가격 약간 높음 / 한국 수출 경험 있음 / 샘플 협의

이런 기록은 귀국 후 업체를 분류하고 다시 연락할 때 큰 도움이 됩니다.

9. 외국어를 잘하지 못한다고 전시회를 포기할 필요는 없습니다

영어나 중국어에 자신이 없다는 이유로 해외 전시회 자체를 부담스럽게 생각하는 분들이 있습니다.

예전에는 분명 상당한 장벽이었습니다. 그러나 지금은 휴대전화 번역앱과 AI를 이용해 기본적인 질문과 답변을 주고받을 수 있습니다.

현장에서 모든 협의를 끝낼 필요도 없습니다.

다음 정도만 확인해도 됩니다.

• 이 제품을 직접 생산하는가
• MOQ는 얼마인가
• 수량별 가격은 얼마인가
• OEM이 가능한가
• 한국에 수출한 경험이 있는가
• 샘플을 받을 수 있는가
• 담당자의 연락처는 무엇인가

자세한 조건은 귀국 후 이메일이나 위챗으로 다시 확인할 수 있습니다.

오히려 실질적인 조건협의는 전시회가 끝난 뒤 더 많이 이루어집니다.

10. 휴대전화와 보조배터리는 필수 업무도구입니다

전시회에서 휴대전화는 단순한 연락수단이 아닙니다.

• 제품사진 촬영
• 부스번호 기록
• 업체 홈페이지 확인
• QR코드 스캔
• 위챗·WhatsApp 연결
• 환율 계산
• 번역
• 음성메모
• 전시장 지도 확인

이런 용도로 계속 사용하면 평소보다 배터리가 훨씬 빨리 소모됩니다.

보조배터리와 충전케이블을 반드시 준비하십시오. 해외에서 사용할 데이터 로밍이나 현지 유심·eSIM도 미리 준비하는 것이 좋습니다.

11. 사진을 찍을 때는 회사명과 부스번호부터 찍으십시오

전시회에서 제품사진을 찍다 보면 귀국했을 때 사진이 수백 장 쌓입니다.

문제는 비슷한 제품이 너무 많다는 것입니다.

나중에는 “이 제품이 어느 회사 것이었지?”라는 문제가 생깁니다.

다음 순서를 습관으로 만드는 것이 좋습니다.

회사 간판 또는 부스번호 촬영 → 제품 촬영 → 상담

이렇게 하면 사진첩을 순서대로 보는 것만으로도 업체와 제품을 연결할 수 있습니다.

신제품이나 아직 공개하지 않은 제품은 촬영을 금지하기도 하므로 사진을 찍기 전에 허락을 받는 것이 좋습니다.

12. 메모하기 어려운 현장에서는 음성메모를 활용하십시오

대형 전시회는 시끄럽고 사람이 많습니다. 부스를 이동할 때마다 펜과 수첩을 꺼내 기록하는 것도 쉽지 않습니다.

이럴 때는 상담을 마친 뒤 다음 부스로 이동하면서 짧은 음성메모를 남길 수 있습니다.

3021부스 A사. 미니선풍기 디자인 좋음. MOQ 1,000개. 한국 수출 경험 없음. 인증 검토 필요. 샘플 받기로 함.

20~30초 정도만 남겨도 숙소나 귀국 후 당시 상황을 떠올리는 데 도움이 됩니다.

상대방과의 대화를 그대로 녹음하려면 현지 법규와 상대방 동의 문제를 고려해야 합니다. 가장 안전한 방법은 상담이 끝난 뒤 자신의 기억을 별도로 녹음하는 것입니다.

13. 물과 간단한 간식을 준비하십시오

대형 전시장에는 음료와 식사를 구매할 수 있는 장소가 있지만 점심시간에는 사람이 몰릴 수 있습니다.

중요한 미팅이 이어지면 식사를 위해 한 시간을 내기도 어렵습니다.

다음 정도는 가방에 넣어두는 것이 좋습니다.

• 생수
• 초콜릿
• 에너지바
• 견과류
• 작은 빵이나 간단한 간식

배가 고프고 체력이 떨어지면 상담 집중력도 함께 떨어집니다.

14. 여러 날 참관한다면 숙소는 전시장과 가까운 곳이 좋습니다

호텔비 차이가 크다면 예산을 고려해야 합니다.

그러나 여러 날 전시회를 방문할 예정이라면 가능한 한 전시장과 가까운 숙소를 선택하는 것이 좋습니다.

매일 장시간 이동하는 것도 상당한 체력 소모입니다. 대형 전시회 기간에는 주변 교통이 혼잡해질 수도 있습니다.

전시장 근처 숙소는 업체와 저녁 미팅이 잡혔을 때도 편리합니다. 전시장에서는 공식적인 첫 상담을 하고, 저녁 식사 자리에서 조금 더 편하게 사업 이야기를 나누는 경우도 있습니다.

숙소 위치도 업무조건 가운데 하나로 생각할 필요가 있습니다.

업체와 상담할 때 확인할 것

15. 가격만 묻고 돌아다니지 마십시오

초보 바이어가 전시회에서 흔히 하는 질문이 있습니다.

“How much?”

가격부터 묻는 것입니다.

물론 가격은 중요합니다. 그러나 OEM과 수입사업에서는 공장가격 하나만으로 사업성을 판단할 수 없습니다.

최소한 다음 사항을 함께 확인해야 합니다.

• MOQ
• EXW·FOB 등 무역조건
• 주문수량별 가격
• OEM·ODM 가능 여부
• 로고 인쇄조건
• 색상 변경 가능 여부
• 포장박스 변경조건
• 설명서 제작
• 금형비
• 생산기간
• 주요 부품사양
• 인증 보유현황
• 한국 수출 경험
• 한국 기존 거래처 유무
• 샘플 제공 가능 여부
• 불량 발생 시 처리기준

전기용품, 방송통신기자재, 어린이제품, 생활화학제품 등은 품목에 따라 국내 인증과 신고가 필요할 수 있습니다.

공급업체가 “Korea OK”라고 이야기했다고 해서 한국에서 바로 판매할 수 있다는 뜻은 아닙니다.

전시회에서는 가능성을 확인하고, 실제 인증 필요 여부는 귀국 후 국내 기준에 따라 별도로 검토해야 합니다.

16. MOQ와 가격은 반드시 조건과 함께 확인하십시오

전시회 현장에서 상당히 좋은 가격을 듣고 돌아왔는데 정식 견적을 받아보니 조건이 전혀 다른 경우가 있습니다.

알고 보니 다음과 같은 조건이 붙어 있었던 것입니다.

• 5,000개 주문 기준
• 포장비 별도
• 로고 인쇄비 별도
• 금형비 별도
• FOB가 아닌 EXW 가격
• 특정 색상 한 가지 기준
• 부속품 제외

단가 하나만 적어오지 말고 수량별 가격을 확인하십시오.

예를 들면 다음과 같습니다.

• 500개
• 1,000개
• 3,000개
• 5,000개

다만 현장에서 들은 가격은 구두 견적일 가능성이 큽니다. 귀국 후 같은 조건을 명시해 정식 견적서를 다시 받아야 합니다.

처음 견적을 요청할 때 어떤 항목을 확인해야 하는지는 중국 공장에 처음 견적 요청할 때 반드시 확인해야 할 12가지｜가격만 물으면 안 되는 이유에서 자세히 확인할 수 있습니다.

17. 전시품을 양산품과 동일하다고 생각하면 안 됩니다

전시회에 진열된 제품은 당연히 좋은 상태입니다. 많은 바이어에게 보여주기 위해 선별한 제품이기 때문입니다.

외관도 깨끗하고 작동도 잘됩니다.

그러나 전시품 하나가 좋다고 해서 1,000개나 10,000개를 생산했을 때도 같은 품질이 나온다는 보장은 없습니다.

마음에 드는 제품을 발견했더라도 바로 대량발주로 넘어가서는 안 됩니다.

일반적으로 다음 과정을 거치는 것이 안전합니다.

업체 발굴 → 샘플 확인 → 인증 검토 → 공장 확인 → 제품사양 확정 → 골든샘플 승인 → 양산 → 출하검사

샘플을 받을 때 확인해야 할 사항은 중국에서 샘플 받을 때 반드시 확인해야 할 10가지｜샘플이 좋다고 바로 발주하면 안 되는 이유에서 이어서 살펴볼 수 있습니다.

전시회는 공급업체를 발견하는 장소이지 품질검증이 완료되는 장소가 아닙니다.

18. 제조업체인지 무역회사인지 확인하십시오

전시회 부스가 크다고 반드시 제조공장은 아닙니다. 여러 공장의 제품을 가져와 판매하는 무역회사일 수도 있습니다.

반대로 작은 부스이지만 한 가지 제품을 오랫동안 전문적으로 생산한 제조업체일 수도 있습니다.

상담할 때 다음 내용을 확인해 보십시오.

• 공장은 어디에 있는가
• 직원은 몇 명인가
• 생산라인은 몇 개인가
• 직접 생산하는 제품은 무엇인가
• 외주생산하는 제품은 무엇인가
• 주요 수출국은 어디인가
• 한국 고객이 있는가
• OEM 고객은 어느 국가에 있는가
• 공장 방문이 가능한가

다만 현장에서 받은 답변만으로 제조업체 여부가 확정되는 것은 아닙니다.

귀국 후 영업집조, 정식 법인명, 통일사회신용코드, 공장주소와 공개자료 등을 다시 확인해야 합니다.

공급업체를 거래 전에 검증하고 비교하는 방법은 중국 공장 선정할 때 확인할 12가지와 공급업체 비교법에서 자세히 다루었습니다.

19. 현장에서 계약을 서두르지 마십시오

전시회에서는 묘한 분위기가 형성됩니다.

새로운 제품이 눈앞에 있고, 공급업체가 좋은 조건을 제시하며, 다른 나라 바이어까지 관심을 보이면 마음이 급해집니다.

“다른 한국 업체가 먼저 가져가면 어떻게 하지?”

이런 생각이 들 수 있습니다.

바로 이럴 때 조심해야 합니다.

현장에서 다음과 같은 말을 들을 수도 있습니다.

• 오늘 결정하면 특별가격을 주겠다.
• 한국 독점판매권을 줄 수 있다.
• 다른 한국 업체도 관심을 보이고 있다.
• 전시회 기간에만 이 가격이 가능하다.
• 계약금만 먼저 보내면 물량을 확보해 주겠다.

이런 제안이 모두 거짓이라는 뜻은 아닙니다. 그러나 즉시 계약할 이유도 없습니다.

귀국 후 다음 사항을 확인해야 합니다.

• 한국에서 실제로 판매될 제품인가
• 경쟁제품과 판매가격은 얼마인가
• 인증비용은 얼마나 드는가
• 관세와 물류비를 포함한 실제 수입원가는 얼마인가
• 온라인 유통시장이 이미 포화되어 있지는 않은가
• 첫 발주수량을 판매할 수 있는가
• 해당 업체가 실제 제조공장인가
• 독점판매 조건이 계약서에 구체적으로 들어갈 수 있는가

좋은 제품을 발견했더라도 우선 샘플과 정식 견적을 확보하고 귀국 후 냉정하게 계산하는 것이 좋습니다.

전시회가 끝난 뒤 정리와 후속 관리

20. 하루가 끝나면 반드시 자료를 정리하십시오

전시회를 하루 종일 돌아다닌 뒤 숙소에 돌아가면 상당히 피곤합니다.

“내일 정리하지.”

하고 넘어가기 쉽습니다.

그러나 다음 날 다시 수십 개 업체를 만나면 전날의 기억이 빠르게 섞입니다.

하루가 끝난 뒤 20~30분만이라도 그날 만난 업체를 정리해야 합니다.

다음 항목 정도면 충분합니다.

항목	기록 내용
업체명	영문명과 중국어 법인명
부스번호	Hall과 부스번호
담당자	이름·직책·이메일·위챗
관심제품	제품명·모델명
현장가격	수량과 무역조건 포함
MOQ	제품·색상·포장별 구분
장점	디자인·기술·가격·대응
위험요인	인증·품질·납기·한국 거래처
요청자료	견적서·카탈로그·인증서
다음 행동	후속 이메일·샘플·공장 방문

여기에 A·B·C 등급을 붙이면 귀국 후 우선 연락할 업체가 자연스럽게 정리됩니다.

21. 전시회 종료 후 24시간 안에 상담기록을 정리하십시오

전시회가 끝났다고 소싱이 끝난 것은 아닙니다.

명함 100장과 제품사진 500장을 가지고 돌아왔다고 사업성과가 생기는 것도 아닙니다.

오히려 전시회가 끝난 직후부터 본격적인 공급업체 선별이 시작됩니다.

가능하면 상담한 날 저녁, 늦어도 24시간 안에는 다음 자료를 서로 연결해야 합니다.

• 업체명과 부스번호
• 담당자 명함
• 제품사진
• 카탈로그
• 현장 메모
• 음성메모
• 구두로 들은 가격과 MOQ
• 업체가 보내주기로 한 자료
• 우리가 다시 확인해야 할 질문

사진은 업체별 폴더로 나누는 것이 좋습니다.

예를 들면 다음과 같습니다.

01_A사_공기청정기
02_B사_미니선풍기
03_C사_히터

명함을 촬영해 해당 폴더에 넣거나 파일명에 담당자 이름을 표시하면 나중에 업체와 제품을 연결하기 쉽습니다.

기억이 선명할 때 정리해야 합니다. 며칠이 지나면 현장에서 느꼈던 담당자의 태도와 제품의 마감상태, 상담 분위기까지 빠르게 잊게 됩니다.

22. 만난 업체를 A·B·C 등급으로 다시 분류하십시오

출국 전에 정한 A·B·C 등급은 ‘만나기 전 우선순위’였습니다.

전시회가 끝난 뒤에는 실제 상담결과를 바탕으로 다시 분류해야 합니다.

A급: 바로 후속 검토할 업체

• 제품이 사업방향과 잘 맞습니다.
• 가격과 MOQ가 검토 가능한 수준입니다.
• 기술질문에 비교적 정확하게 답합니다.
• 샘플과 자료 제공에 적극적입니다.
• 제조공장 여부를 확인할 가능성이 높습니다.
• 인증 대응 가능성이 있습니다.
• 담당자의 업무태도가 신뢰할 만합니다.

B급: 추가 자료를 받은 뒤 판단할 업체

• 제품은 괜찮지만 가격이나 MOQ가 맞지 않습니다.
• 제조공장 여부가 불분명합니다.
• 인증자료를 추가 확인해야 합니다.
• 기존 한국 거래처와 충돌할 가능성이 있습니다.
• 현장 담당자가 기술적인 질문에 답하지 못했습니다.
• 샘플을 확인해야 판단할 수 있습니다.

C급: 당장은 우선순위가 낮은 업체

• 현재 사업방향과 맞지 않습니다.
• 가격과 MOQ가 지나치게 높습니다.
• 한국에서 이미 유사제품이 과도하게 판매되고 있습니다.
• 기술·품질·인증 대응이 부족해 보입니다.
• 회사정보와 제품정보가 일관되지 않습니다.
• 후속 연락을 계속할 실익이 크지 않습니다.

C급 업체라고 영원히 제외할 필요는 없습니다. 다만 모든 업체에 똑같은 시간과 비용을 사용해서는 안 됩니다.

전시회에서 30개 업체를 만났다면 우선 5~10개 업체만 집중 검토해도 충분할 수 있습니다.

23. 가능하면 48시간 안에 첫 후속 연락을 하십시오

관심 있는 A급 업체에는 가능하면 상담 후 24~48시간 안에 첫 연락을 보내는 것이 좋습니다.

전시회가 끝나면 공급업체 담당자 역시 여러 나라 바이어의 명함을 한꺼번에 정리합니다. 너무 늦게 연락하면 현장에서 나눈 이야기를 상대방도 기억하지 못할 수 있습니다.

첫 후속 이메일이나 메시지에는 다음 내용을 넣으면 됩니다.

• 전시회명과 만난 날짜
• 부스번호
• 상담한 제품과 모델명
• 현장에서 논의한 핵심 조건
• 추가로 요청할 자료
• 다음 단계

예를 들면 다음과 같습니다.

전시회에서 귀사의 ○○제품에 관해 상담한 한국의 △△회사입니다. 부스에서 논의했던 모델의 수량별 정식 견적과 상세 사양서, 포장정보, 인증자료를 보내주시기 바랍니다. MOQ 500개와 1,000개 기준 가격을 각각 부탁드리며, EXW와 FOB 조건도 구분해 주시기 바랍니다.

“Nice to meet you” 정도의 인사만 보내고 끝내면 실제 검토가 진행되기 어렵습니다.

첫 연락부터 어떤 제품과 조건을 검토하는지 분명하게 적어야 합니다.

24. 현장에서 들은 가격은 정식 견적으로 다시 받으십시오

전시회 현장에서 들은 가격은 최종 계약가격이 아닐 수 있습니다.

시끄러운 부스에서 구두로 들었거나 담당자가 대략적인 범위만 이야기했을 수도 있습니다. 수량, 무역조건, 포장과 부속품의 포함 여부도 정확하지 않을 수 있습니다.

따라서 귀국 후에는 모든 후보업체에 가능한 한 동일한 조건으로 정식 견적을 요청해야 합니다.

최소한 다음 항목을 요청하십시오.

• 정확한 모델명
• 제품사양
• MOQ
• 수량별 단가
• EXW·FOB 등 무역조건
• 선적항
• 로고 인쇄비
• 포장 변경비
• 금형비와 개발비
• 샘플 가격
• 샘플 제작기간
• 양산기간
• 결제조건
• 견적 유효기간
• 인증 보유현황
• 불량 보상기준

같은 제품이라도 업체마다 견적조건이 다르면 단가를 직접 비교할 수 없습니다.

A업체의 EXW 가격과 B업체의 FOB 가격을 같은 가격처럼 비교해서도 안 됩니다.

25. 샘플은 업체를 줄인 뒤 요청하십시오

전시회에서 관심을 보인 모든 제품의 샘플을 받을 필요는 없습니다.

샘플 가격뿐 아니라 국제배송비가 발생하고, 제품에 따라 샘플만으로도 상당한 비용이 들 수 있습니다. 여러 업체의 샘플이 한꺼번에 도착하면 제대로 검토하지 못하고 창고에 쌓일 수도 있습니다.

정식 견적과 회사정보를 비교해 후보를 먼저 줄인 뒤 샘플을 요청하는 것이 좋습니다.

샘플을 요청할 때는 다음을 분명히 해야 합니다.

• 전시회에서 본 제품과 같은 사양인지
• 현재 양산 중인 제품인지
• 샘플 전용으로 별도 제작한 제품인지
• 로고와 포장은 어떤 상태인지
• 샘플비와 배송비는 누가 부담하는지
• 본 발주 시 샘플비를 공제해 주는지
• 수정이 필요한 경우 새 샘플 비용은 어떻게 되는지

전시품, 최초 샘플, 승인샘플과 실제 양산품은 서로 다를 수 있습니다. 샘플을 받았다는 사실보다 어떤 단계의 샘플인지가 중요합니다.

26. 업체 비교표에는 가격 외의 위험도 함께 넣으십시오

후보업체가 여러 곳이라면 같은 기준으로 비교표를 만드는 것이 좋습니다.

평가항목	업체 A	업체 B	업체 C
공급가격
MOQ
무역조건
샘플 품질
기술 대응
인증 대응
생산기간
공장 여부
한국 거래처
품질관리 자료
부품 변경관리
불량 대응
담당자 대응
확인되지 않은 사항

공급가격이 가장 싼 업체가 반드시 가장 좋은 업체는 아닙니다.

가격은 조금 높더라도 품질관리 기록과 기술 대응이 분명하고, 인증자료 제공과 불량 대응에 적극적인 업체가 전체 사업비용을 줄일 수도 있습니다.

AI를 활용하면 업체별로 형식이 다른 견적서와 자료를 동일한 항목으로 정리할 수 있습니다. 다만 AI가 실제 공장의 능력이나 향후 행동까지 보증해 주는 것은 아닙니다.

AI는 자료를 정리하고 누락사항을 찾는 데 활용하고, 최종 판단은 확인된 자료와 샘플, 공장실사를 바탕으로 내려야 합니다.

27. 공장 방문 대상은 최종 후보로 압축한 뒤 정하십시오

거래 가능성이 높은 업체라면 실제 공장을 방문하는 것이 좋습니다.

그러나 전시회에서 만난 모든 업체의 공장을 방문할 수는 없습니다.

다음과 같은 업체를 우선 공장 방문 대상으로 선정할 수 있습니다.

• 제품과 가격, MOQ가 사업계획에 맞는 업체
• 샘플 품질이 일정 수준 이상인 업체
• 장기거래 가능성이 있는 업체
• 자체 브랜드 또는 OEM·ODM 제품을 생산할 업체
• 인증과 품질 문제가 사업에 큰 영향을 미치는 업체
• 실제 제조능력을 반드시 확인해야 하는 업체
• 금형을 제작하거나 상당한 개발비를 지급할 업체

공장에 가서는 화려한 쇼룸보다 자재창고, 생산라인, 금형관리, 시험실, 품질관리 기록과 완제품 창고를 봐야 합니다.

공장 방문 시 무엇을 확인해야 하는지는 중국 공장 방문, 무엇을 봐야 할까? 상품소싱 공장실사 체크리스트에서 별도로 정리했습니다.

28. 구두 약속은 반드시 문서로 다시 확인하십시오

전시회 현장에서는 다음과 같은 이야기가 쉽게 오갈 수 있습니다.

• MOQ를 낮춰주겠다.
• 한국에는 다른 업체에 판매하지 않겠다.
• 금형비를 본 발주에서 공제해 주겠다.
• 샘플과 같은 부품을 양산에도 사용하겠다.
• 불량이 발생하면 전액 보상하겠다.
• 납기를 30일 안에 맞추겠다.

그러나 현장에서 들은 구두 약속만으로 실제 발주를 진행해서는 안 됩니다.

귀국 후 이메일이나 위챗을 통해 상담내용을 다시 정리해 보내고 상대방의 확인을 받아야 합니다.

중요한 조건은 최종적으로 견적서, PI, 발주서, 제품사양서와 계약서에 반영해야 합니다.

가격협상을 시작할 때도 단가만 낮추는 데 집중해서는 안 됩니다. MOQ, 결제조건, 포장, 부품사양과 불량 보상조건을 함께 봐야 합니다. 자세한 내용은 중국 공장과 가격협상하는 방법｜단가만 깎으면 실패하는 이유를 참고할 수 있습니다.

MOQ가 사업규모에 비해 지나치게 높다면 중국 공장 MOQ 낮추는 현실적인 협상방법｜초도물량 줄이는 7가지 방법도 함께 확인해 보십시오.

해외 전시회 참관 준비물 체크리스트

처음 해외 전시회를 방문한다면 최소한 다음 물품을 준비하는 것이 좋습니다.

• 여권
• 사전등록 확인서 또는 QR코드
• 전시장 배치도
• 방문 예정업체와 부스번호 목록
• 영문 명함
• 여백이 있는 종이명함
• 휴대전화
• 보조배터리
• 충전케이블
• 현지 데이터 로밍·유심·eSIM
• 백팩
• 편한 운동화 또는 쿠션이 좋은 신발
• 생수
• 간단한 간식
• 작은 메모장과 펜
• 음성메모 기능
• 번역앱
• AI 앱
• 환율계산 도구
• 필요한 경우 줄자
• 제품 검토 체크리스트
• 작은 샘플과 자료를 넣을 여유공간

전시회는 소싱의 출발점이지 완성점이 아닙니다

전시회는 분명히 유용합니다.

인터넷 검색만으로는 찾기 어려운 제조업체를 직접 만나고, 제품을 눈으로 확인하며, 시장의 흐름과 제조기업의 분위기를 파악할 수 있습니다.

그러나 전시회가 모든 문제를 해결해주는 소싱의 만능키는 아닙니다.

전시장에 진열된 제품 하나를 먼저 발견했다고 사업 경쟁력이 자동으로 생기는 것도 아닙니다. 중요한 신제품이 모두 전시되어 있는 것도 아니며, 화려한 부스가 제조업체의 실제 능력을 보장하지도 않습니다.

초보사업자는 전시회에서 당장 대단한 상품 하나를 찾아내겠다는 기대보다 전문성이 있는 제조업체 후보를 찾고 담당자와 관계의 출발점을 만드는 데 초점을 맞추는 것이 좋습니다.

상품은 바뀔 수 있지만 좋은 제조업체와의 관계는 여러 제품과 다음 사업기회로 이어질 수 있습니다.

전시회장에서 받은 명함 한 장이 바로 사업기회가 되는 것은 아닙니다.

그 명함을 후속 교신과 자료 검토, 샘플 확인과 공장 검증으로 이어가야 합니다. 제품의 인증과 원가, 지식재산권, 품질과 시장성을 검토하고 한국시장에 맞는 상품으로 완성해야 합니다.

전시회에서 진짜 찾아야 하는 것은 ‘당장 주문할 대박 상품’이 아닐 수 있습니다.

앞으로 검증하고 함께 사업을 만들어갈 수 있는 제조업체와 관계의 시작일 수 있습니다.

전시회 참관은 출국 전 준비부터 귀국 후 검토까지 이어지는 소싱 업무입니다. 앞의 준비물과 방문 계획을 확인하고, 현장에서는 제품과 담당자를 연결해 기록하십시오. 숙소에서는 그날의 자료를 정리하고 상담 결과에 따라 연락할 업체를 다시 골라야 합니다.

후속 연락은 앞에서 안내한 24~48시간을 실무상 목표로 삼되 일정과 상대방 여건에 맞게 조정하십시오. 정식 견적을 같은 조건으로 비교하고, 후보를 줄여 샘플·공장실사를 진행하며, 구두 약속은 문서와 계약조건으로 확인해야 합니다.

얼마나 많은 부스를 돌고 명함을 모았는지보다, 내 사업에 맞는 업체를 찾아 다음 검토로 연결했는지가 중요합니다. 편한 신발과 백팩, 충전 준비와 현장 기록처럼 작은 준비들이 그 일을 끝까지 해내는 데 도움이 됩니다.

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