해외 전시회 참관 실전가이드｜준비물부터 업체 상담·사후관리까지
핵심 요약
- 전시회 방문 전에 목표 업체와 질문, 이동 계획과 필요한 자료를 준비하세요.
- 현장에서 제품·가격·조건을 업체별로 기록해 귀국 후 서로 비교할 수 있게 해야 합니다.
- 후속 연락과 자료·샘플 검토로 후보를 압축하고 중요한 구두 약속은 문서로 다시 확인하세요.
해외에서 새로운 상품을 찾거나 제조업체를 발굴하려는 사람에게 전시회는 매우 유용한 장소입니다.
특히 중국, 홍콩, 대만 등에서 열리는 대형 전시회에는 수백 개에서 수천 개에 이르는 제조업체와 무역회사가 참가합니다. 평소라면 여러 지역과 공장을 돌아다니며 만나야 할 업체들을 짧은 기간에 한곳에서 비교할 수 있다는 것은 분명 큰 장점입니다.
그러나 전시회에 처음 참가하는 분들 가운데 의외로 많은 분이 별다른 준비 없이 현장부터 찾아갑니다.
“일단 가보면 좋은 상품이 있겠지.”
이렇게 생각하고 전시장에 들어가면 처음 몇 시간은 흥미롭습니다. 하지만 오후가 되면 다리가 아프고 자료와 명함은 쌓이며, 어디에서 어떤 업체를 만났는지 기억이 뒤섞이기 시작합니다.
대형 전시회일수록 더욱 그렇습니다.
전시회 참관은 관광이나 구경이 아니라 하나의 해외 소싱 업무입니다.
어떤 제품을 볼 것인지뿐 아니라 어느 업체를 먼저 방문할지, 무엇을 질문할지, 상담내용을 어떻게 기록할지, 귀국 후 어떤 업체부터 다시 연락할지까지 미리 생각해야 합니다.
이번 글에서는 해외 전시회를 처음 방문하는 분들에게 실제 도움이 될 만한 준비와 현장 상담, 전시회 종료 후 사후관리 방법까지 순서대로 정리해 보겠습니다.
1. 해외 전시회는 반드시 사전등록부터 하십시오
가장 먼저 할 일은 전시회 사전등록입니다.
대부분의 국제 전시회는 공식 홈페이지를 통해 바이어 사전등록을 받습니다. 전시회에 따라 무료입장이 가능하거나 사전등록자에게 입장료 할인과 별도 바이어 서비스를 제공하기도 합니다.
반대로 아무 준비 없이 현장에 가서 등록하려 하면 생각보다 시간이 많이 걸릴 수 있습니다. 여권과 회사정보를 입력하고 등록서를 작성하거나 현장에서 입장료를 내야 할 수도 있습니다.
특히 개막 첫날 아침에는 현장등록 인원이 몰려 입장하는 데 많은 시간을 소비할 수 있습니다.
비행기와 호텔까지 예약해 해외 전시회에 갔는데 입구에서 30분이나 한 시간을 허비할 이유는 없습니다.
전시회 방문을 결정했다면 공식 홈페이지에서 다음 내용을 확인하십시오.
- 개최기간과 관람시간
- 개최장소
- 사전등록 기간
- 입장료
- 바이어 등록조건
- QR코드 또는 전자배지 발급방법
- 전시장 배치도
- 참가업체 목록
- 행사와 세미나 일정
등록이 끝나면 QR코드나 등록확인서를 휴대전화에 저장하고, 인터넷 연결이 되지 않을 때를 대비해 화면을 캡처해 두는 것이 좋습니다.
2. 방문할 전시관과 부스를 출국 전에 정하십시오
대형 전시회에 처음 가보면 규모에 놀라게 됩니다.
참가업체가 수천 곳에 이르기도 하고 여러 개의 전시관과 Hall로 나뉘어 개최되기도 합니다. 아무 계획 없이 들어가면 하루 종일 돌아다니고도 정작 꼭 만나야 할 업체는 만나지 못할 수 있습니다.
전시회에는 자신의 사업과 관련 없는 업체가 훨씬 많습니다.
소형가전을 찾으러 갔다가 동선을 잘못 잡으면 조명·가구·공구·잡화 전시장을 한참 돌아다닐 수도 있습니다.
출국하기 전에 최소한 다음 내용을 정리하는 것이 좋습니다.
- 관심 품목
- 목표 전시관
- 관심업체명
- 부스번호
- 주요 전시제품
- 업체 홈페이지
- 상담하고 싶은 내용
저는 방문업체를 세 단계로 나누는 방법을 권합니다.
- A급: 반드시 만나야 할 업체
- B급: 가능하면 상담할 업체
- C급: 이동 동선에 있거나 시간이 남으면 살펴볼 업체
전시장 지도를 보면서 이동순서도 정해 두십시오.
예를 들어 다음과 같습니다.
Hall 3 → A사 → B사 → C사 → Hall 4 → D사 → E사
이 정도만 정리해도 현장에서 상당한 시간을 절약할 수 있습니다.
전시회에서는 많이 걷는 것보다 어디로 걸어갈지를 미리 정하는 것이 더 중요합니다.
3. 반드시 만나야 할 업체에는 미리 연락하십시오
참가업체 목록이나 홈페이지에서 관심업체를 발견했다면 미리 연락하는 것이 좋습니다.
특히 기존 거래업체이거나 거래 가능성이 높은 업체라면 이메일, 위챗, WhatsApp 등을 이용해 만날 시간을 정해 두십시오.
“전시회에 방문할 예정이니 몇 월 며칠 몇 시쯤 부스에서 만나자.”
이 정도로 약속해도 충분합니다.
전시회 현장에서는 담당자가 자리를 비우거나 다른 바이어와 상담하는 경우가 많습니다. 정작 관심업체 부스까지 찾아갔는데 평소 연락하던 담당자가 회의 중이거나 자리를 비웠다면 다시 찾아가야 합니다.
전시장이 넓다면 이것도 상당한 시간 낭비입니다.
4. 하루에 너무 많은 업체를 만나려고 하지 마십시오
처음 전시회에 가면 욕심이 생깁니다.
“여기까지 왔으니 최대한 많이 보고 가야겠다.”
하지만 부스를 지나치는 것과 업체를 제대로 상담하는 것은 다릅니다.
관심 있는 업체라면 제품을 살펴보고 최소한 다음 내용을 확인해야 합니다.
- MOQ
- 수량별 가격
- OEM·ODM 가능 여부
- 로고와 색상 변경조건
- 포장 변경조건
- 생산기간
- 인증자료
- 한국 수출 경험
- 기존 한국 거래처 유무
- 샘플 제공 가능 여부
- 불량 발생 시 대응방식
조금만 깊게 이야기하면 한 업체에서 20~30분은 쉽게 지나갑니다.
방문 업체 숫자를 채우기보다 정말 중요한 업체를 제대로 확인하는 것이 훨씬 중요합니다.
5. 복장보다 더 중요한 것은 신발입니다
해외업체와 비즈니스 미팅을 해야 하므로 정장을 입고 구두를 신어야 한다고 생각할 수 있습니다.
그러나 일반적인 해외 소싱 전시회라면 반드시 정장을 입어야 하는 것은 아닙니다. 공급업체 관계자들도 편한 비즈니스 캐주얼 차림인 경우가 많습니다.
중요한 것은 단정한 인상이지 반드시 정장과 구두를 갖춰 입는 것이 아닙니다.
오히려 신발이 더 중요합니다.
대형 전시회에서는 상상 이상으로 많이 걷습니다.
호텔에서 전시장까지 이동하고, 전시관과 전시관 사이를 오가며, 하루 종일 서서 상담하기도 합니다.
딱딱한 구두보다는 운동화나 바닥 쿠션이 좋은 편한 신발을 권합니다.
첫날 발바닥이 아프거나 물집이 생기면 다음 날부터 전시회 자체가 고역이 될 수 있습니다.
전시회에서 체력은 단순한 건강 문제가 아니라 업무효율과 연결됩니다.
6. 가방은 가능하면 백팩을 사용하십시오
전시장에서는 업체들이 제작한 쇼핑백이나 서류가방을 많이 나누어 줍니다.
처음에는 별문제가 없어 보이지만 시간이 지나면서 카탈로그와 명함, 샘플이 늘어나면 양손에 쇼핑백을 여러 개 들고 다니게 됩니다.
그 상태에서는 휴대전화로 사진을 찍고, QR코드를 읽고, 번역앱을 사용하는 것도 불편합니다.
손은 최대한 자유롭게 만들어 두는 것이 좋습니다.
하루 동안 사용할 물품과 자료를 넣을 수 있는 가볍고 편한 백팩을 권합니다. 너무 큰 여행용 백팩까지 가져갈 필요는 없습니다.
7. 명함은 넉넉히 준비하되 지나치게 화려할 필요는 없습니다
해외 전시회에서는 명함이 생각보다 빠르게 소진됩니다.
영업담당자뿐 아니라 해외영업·기술·품질 담당자와도 명함을 교환할 수 있으므로 평소 출장 때보다 넉넉히 준비하는 것이 좋습니다.
다만 플라스틱이나 특수재질의 화려한 명함이 꼭 필요한 것은 아닙니다.
저는 오히려 여백이 있는 종이명함을 권합니다.
상대방에게 명함을 건네면서 다음과 같은 내용을 간단하게 적어줄 수 있기 때문입니다.
- Korea OEM
- MOQ 500
- KC required
- Exclusive sales review
- Interested in 27-inch model
상대방이 나중에 수십 장의 명함을 정리할 때도 “그 제품에 관심을 보였던 한국 바이어”라는 사실을 기억하기 쉬워집니다.
명함은 자신을 멋지게 보여주는 장식품이라기보다 상대방이 나를 기억하게 만드는 업무도구입니다.
8. 받은 명함에는 상담내용을 바로 기록하십시오
전시회가 끝날 무렵이면 명함이 수십 장 쌓입니다. 하루나 이틀만 지나도 기억이 섞이기 시작합니다.
“이 회사가 어떤 제품을 만들었지?”
“누구와 MOQ를 이야기했더라?”
“샘플을 보내준다고 한 사람이 누구였지?”
상담이 끝난 직후 명함 뒷면이나 별도 메모에 간단하게라도 기록하는 것이 좋습니다.
예를 들면 다음 정도면 충분합니다.
공기청정기 / MOQ 500 / 디자인 좋음 / 가격 약간 높음 / 한국 수출 경험 있음 / 샘플 협의
이런 기록은 귀국 후 업체를 분류하고 다시 연락할 때 큰 도움이 됩니다.
9. 외국어를 잘하지 못한다고 전시회를 포기할 필요는 없습니다
영어나 중국어에 자신이 없다는 이유로 해외 전시회 자체를 부담스럽게 생각하는 분들이 있습니다.
예전에는 분명 상당한 장벽이었습니다. 그러나 지금은 휴대전화 번역앱과 AI를 이용해 기본적인 질문과 답변을 주고받을 수 있습니다.
현장에서 모든 협의를 끝낼 필요도 없습니다.
다음 정도만 확인해도 됩니다.
- 이 제품을 직접 생산하는가
- MOQ는 얼마인가
- 수량별 가격은 얼마인가
- OEM이 가능한가
- 한국에 수출한 경험이 있는가
- 샘플을 받을 수 있는가
- 담당자의 연락처는 무엇인가
자세한 조건은 귀국 후 이메일이나 위챗으로 다시 확인할 수 있습니다.
오히려 실질적인 조건협의는 전시회가 끝난 뒤 더 많이 이루어집니다.
10. 휴대전화와 보조배터리는 필수 업무도구입니다
전시회에서 휴대전화는 단순한 연락수단이 아닙니다.
- 제품사진 촬영
- 부스번호 기록
- 업체 홈페이지 확인
- QR코드 스캔
- 위챗·WhatsApp 연결
- 환율 계산
- 번역
- 음성메모
- 전시장 지도 확인
이런 용도로 계속 사용하면 평소보다 배터리가 훨씬 빨리 소모됩니다.
보조배터리와 충전케이블을 반드시 준비하십시오. 해외에서 사용할 데이터 로밍이나 현지 유심·eSIM도 미리 준비하는 것이 좋습니다.
11. 사진을 찍을 때는 회사명과 부스번호부터 찍으십시오
전시회에서 제품사진을 찍다 보면 귀국했을 때 사진이 수백 장 쌓입니다.
문제는 비슷한 제품이 너무 많다는 것입니다.
나중에는 “이 제품이 어느 회사 것이었지?”라는 문제가 생깁니다.
다음 순서를 습관으로 만드는 것이 좋습니다.
회사 간판 또는 부스번호 촬영 → 제품 촬영 → 상담
이렇게 하면 사진첩을 순서대로 보는 것만으로도 업체와 제품을 연결할 수 있습니다.
신제품이나 아직 공개하지 않은 제품은 촬영을 금지하기도 하므로 사진을 찍기 전에 허락을 받는 것이 좋습니다.
12. 메모하기 어려운 현장에서는 음성메모를 활용하십시오
대형 전시회는 시끄럽고 사람이 많습니다. 부스를 이동할 때마다 펜과 수첩을 꺼내 기록하는 것도 쉽지 않습니다.
이럴 때는 상담을 마친 뒤 다음 부스로 이동하면서 짧은 음성메모를 남길 수 있습니다.
3021부스 A사. 미니선풍기 디자인 좋음. MOQ 1,000개. 한국 수출 경험 없음. 인증 검토 필요. 샘플 받기로 함.
20~30초 정도만 남겨도 숙소나 귀국 후 당시 상황을 떠올리는 데 도움이 됩니다.
상대방과의 대화를 그대로 녹음하려면 현지 법규와 상대방 동의 문제를 고려해야 합니다. 가장 안전한 방법은 상담이 끝난 뒤 자신의 기억을 별도로 녹음하는 것입니다.
13. 물과 간단한 간식을 준비하십시오
대형 전시장에는 음료와 식사를 구매할 수 있는 장소가 있지만 점심시간에는 사람이 몰릴 수 있습니다.
중요한 미팅이 이어지면 식사를 위해 한 시간을 내기도 어렵습니다.
다음 정도는 가방에 넣어두는 것이 좋습니다.
- 생수
- 초콜릿
- 에너지바
- 견과류
- 작은 빵이나 간단한 간식
배가 고프고 체력이 떨어지면 상담 집중력도 함께 떨어집니다.
14. 여러 날 참관한다면 숙소는 전시장과 가까운 곳이 좋습니다
호텔비 차이가 크다면 예산을 고려해야 합니다.
그러나 여러 날 전시회를 방문할 예정이라면 가능한 한 전시장과 가까운 숙소를 선택하는 것이 좋습니다.
매일 장시간 이동하는 것도 상당한 체력 소모입니다. 대형 전시회 기간에는 주변 교통이 혼잡해질 수도 있습니다.
전시장 근처 숙소는 업체와 저녁 미팅이 잡혔을 때도 편리합니다. 전시장에서는 공식적인 첫 상담을 하고, 저녁 식사 자리에서 조금 더 편하게 사업 이야기를 나누는 경우도 있습니다.
숙소 위치도 업무조건 가운데 하나로 생각할 필요가 있습니다.
15. 가격만 묻고 돌아다니지 마십시오
초보 바이어가 전시회에서 흔히 하는 질문이 있습니다.
“How much?”
가격부터 묻는 것입니다.
물론 가격은 중요합니다. 그러나 OEM과 수입사업에서는 공장가격 하나만으로 사업성을 판단할 수 없습니다.
최소한 다음 사항을 함께 확인해야 합니다.
- MOQ
- EXW·FOB 등 무역조건
- 주문수량별 가격
- OEM·ODM 가능 여부
- 로고 인쇄조건
- 색상 변경 가능 여부
- 포장박스 변경조건
- 설명서 제작
- 금형비
- 생산기간
- 주요 부품사양
- 인증 보유현황
- 한국 수출 경험
- 한국 기존 거래처 유무
- 샘플 제공 가능 여부
- 불량 발생 시 처리기준
전기용품, 방송통신기자재, 어린이제품, 생활화학제품 등은 품목에 따라 국내 인증과 신고가 필요할 수 있습니다.
공급업체가 “Korea OK”라고 이야기했다고 해서 한국에서 바로 판매할 수 있다는 뜻은 아닙니다.
전시회에서는 가능성을 확인하고, 실제 인증 필요 여부는 귀국 후 국내 기준에 따라 별도로 검토해야 합니다.
16. MOQ와 가격은 반드시 조건과 함께 확인하십시오
전시회 현장에서 상당히 좋은 가격을 듣고 돌아왔는데 정식 견적을 받아보니 조건이 전혀 다른 경우가 있습니다.
알고 보니 다음과 같은 조건이 붙어 있었던 것입니다.
- 5,000개 주문 기준
- 포장비 별도
- 로고 인쇄비 별도
- 금형비 별도
- FOB가 아닌 EXW 가격
- 특정 색상 한 가지 기준
- 부속품 제외
단가 하나만 적어오지 말고 수량별 가격을 확인하십시오.
예를 들면 다음과 같습니다.
- 500개
- 1,000개
- 3,000개
- 5,000개
다만 현장에서 들은 가격은 구두 견적일 가능성이 큽니다. 귀국 후 같은 조건을 명시해 정식 견적서를 다시 받아야 합니다.
처음 견적을 요청할 때 어떤 항목을 확인해야 하는지는 중국 공장에 처음 견적 요청할 때 반드시 확인해야 할 12가지｜가격만 물으면 안 되는 이유에서 자세히 확인할 수 있습니다.
17. 전시품을 양산품과 동일하다고 생각하면 안 됩니다
전시회에 진열된 제품은 당연히 좋은 상태입니다. 많은 바이어에게 보여주기 위해 선별한 제품이기 때문입니다.
외관도 깨끗하고 작동도 잘됩니다.
그러나 전시품 하나가 좋다고 해서 1,000개나 10,000개를 생산했을 때도 같은 품질이 나온다는 보장은 없습니다.
마음에 드는 제품을 발견했더라도 바로 대량발주로 넘어가서는 안 됩니다.
일반적으로 다음 과정을 거치는 것이 안전합니다.
업체 발굴 → 샘플 확인 → 인증 검토 → 공장 확인 → 제품사양 확정 → 골든샘플 승인 → 양산 → 출하검사
샘플을 받을 때 확인해야 할 사항은 중국에서 샘플 받을 때 반드시 확인해야 할 10가지｜샘플이 좋다고 바로 발주하면 안 되는 이유에서 이어서 살펴볼 수 있습니다.
전시회는 공급업체를 발견하는 장소이지 품질검증이 완료되는 장소가 아닙니다.
18. 제조업체인지 무역회사인지 확인하십시오
전시회 부스가 크다고 반드시 제조공장은 아닙니다. 여러 공장의 제품을 가져와 판매하는 무역회사일 수도 있습니다.
반대로 작은 부스이지만 한 가지 제품을 오랫동안 전문적으로 생산한 제조업체일 수도 있습니다.
상담할 때 다음 내용을 확인해 보십시오.
- 공장은 어디에 있는가
- 직원은 몇 명인가
- 생산라인은 몇 개인가
- 직접 생산하는 제품은 무엇인가
- 외주생산하는 제품은 무엇인가
- 주요 수출국은 어디인가
- 한국 고객이 있는가
- OEM 고객은 어느 국가에 있는가
- 공장 방문이 가능한가
다만 현장에서 받은 답변만으로 제조업체 여부가 확정되는 것은 아닙니다.
귀국 후 영업집조, 정식 법인명, 통일사회신용코드, 공장주소와 공개자료 등을 다시 확인해야 합니다.
공급업체를 거래 전에 검증하고 비교하는 방법은 중국 공급업체 비교·검증하는 방법｜거래 전 반드시 확인할 실무 기준에서 자세히 다루었습니다.
19. 현장에서 계약을 서두르지 마십시오
전시회에서는 묘한 분위기가 형성됩니다.
새로운 제품이 눈앞에 있고, 공급업체가 좋은 조건을 제시하며, 다른 나라 바이어까지 관심을 보이면 마음이 급해집니다.
“다른 한국 업체가 먼저 가져가면 어떻게 하지?”
이런 생각이 들 수 있습니다.
바로 이럴 때 조심해야 합니다.
현장에서 다음과 같은 말을 들을 수도 있습니다.
- 오늘 결정하면 특별가격을 주겠다.
- 한국 독점판매권을 줄 수 있다.
- 다른 한국 업체도 관심을 보이고 있다.
- 전시회 기간에만 이 가격이 가능하다.
- 계약금만 먼저 보내면 물량을 확보해 주겠다.
이런 제안이 모두 거짓이라는 뜻은 아닙니다. 그러나 즉시 계약할 이유도 없습니다.
귀국 후 다음 사항을 확인해야 합니다.
- 한국에서 실제로 판매될 제품인가
- 경쟁제품과 판매가격은 얼마인가
- 인증비용은 얼마나 드는가
- 관세와 물류비를 포함한 실제 수입원가는 얼마인가
- 온라인 유통시장이 이미 포화되어 있지는 않은가
- 첫 발주수량을 판매할 수 있는가
- 해당 업체가 실제 제조공장인가
- 독점판매 조건이 계약서에 구체적으로 들어갈 수 있는가
좋은 제품을 발견했더라도 우선 샘플과 정식 견적을 확보하고 귀국 후 냉정하게 계산하는 것이 좋습니다.
20. 하루가 끝나면 반드시 자료를 정리하십시오
전시회를 하루 종일 돌아다닌 뒤 숙소에 돌아가면 상당히 피곤합니다.
“내일 정리하지.”
하고 넘어가기 쉽습니다.
그러나 다음 날 다시 수십 개 업체를 만나면 전날의 기억이 빠르게 섞입니다.
하루가 끝난 뒤 20~30분만이라도 그날 만난 업체를 정리해야 합니다.
다음 항목 정도면 충분합니다.
| 항목 | 기록 내용 |
|---|---|
| 업체명 | 영문명과 중국어 법인명 |
| 부스번호 | Hall과 부스번호 |
| 담당자 | 이름·직책·이메일·위챗 |
| 관심제품 | 제품명·모델명 |
| 현장가격 | 수량과 무역조건 포함 |
| MOQ | 제품·색상·포장별 구분 |
| 장점 | 디자인·기술·가격·대응 |
| 위험요인 | 인증·품질·납기·한국 거래처 |
| 요청자료 | 견적서·카탈로그·인증서 |
| 다음 행동 | 후속 이메일·샘플·공장 방문 |
여기에 A·B·C 등급을 붙이면 귀국 후 우선 연락할 업체가 자연스럽게 정리됩니다.
21. 전시회 종료 후 24시간 안에 상담기록을 정리하십시오
전시회가 끝났다고 소싱이 끝난 것은 아닙니다.
명함 100장과 제품사진 500장을 가지고 돌아왔다고 사업성과가 생기는 것도 아닙니다.
오히려 전시회가 끝난 직후부터 본격적인 공급업체 선별이 시작됩니다.
가능하면 상담한 날 저녁, 늦어도 24시간 안에는 다음 자료를 서로 연결해야 합니다.
- 업체명과 부스번호
- 담당자 명함
- 제품사진
- 카탈로그
- 현장 메모
- 음성메모
- 구두로 들은 가격과 MOQ
- 업체가 보내주기로 한 자료
- 우리가 다시 확인해야 할 질문
사진은 업체별 폴더로 나누는 것이 좋습니다.
예를 들면 다음과 같습니다.
01_A사_공기청정기
02_B사_미니선풍기
03_C사_히터
명함을 촬영해 해당 폴더에 넣거나 파일명에 담당자 이름을 표시하면 나중에 업체와 제품을 연결하기 쉽습니다.
기억이 선명할 때 정리해야 합니다. 며칠이 지나면 현장에서 느꼈던 담당자의 태도와 제품의 마감상태, 상담 분위기까지 빠르게 잊게 됩니다.
22. 만난 업체를 A·B·C 등급으로 다시 분류하십시오
출국 전에 정한 A·B·C 등급은 ‘만나기 전 우선순위’였습니다.
전시회가 끝난 뒤에는 실제 상담결과를 바탕으로 다시 분류해야 합니다.
A급: 바로 후속 검토할 업체
- 제품이 사업방향과 잘 맞습니다.
- 가격과 MOQ가 검토 가능한 수준입니다.
- 기술질문에 비교적 정확하게 답합니다.
- 샘플과 자료 제공에 적극적입니다.
- 제조공장 여부를 확인할 가능성이 높습니다.
- 인증 대응 가능성이 있습니다.
- 담당자의 업무태도가 신뢰할 만합니다.
B급: 추가 자료를 받은 뒤 판단할 업체
- 제품은 괜찮지만 가격이나 MOQ가 맞지 않습니다.
- 제조공장 여부가 불분명합니다.
- 인증자료를 추가 확인해야 합니다.
- 기존 한국 거래처와 충돌할 가능성이 있습니다.
- 현장 담당자가 기술적인 질문에 답하지 못했습니다.
- 샘플을 확인해야 판단할 수 있습니다.
C급: 당장은 우선순위가 낮은 업체
- 현재 사업방향과 맞지 않습니다.
- 가격과 MOQ가 지나치게 높습니다.
- 한국에서 이미 유사제품이 과도하게 판매되고 있습니다.
- 기술·품질·인증 대응이 부족해 보입니다.
- 회사정보와 제품정보가 일관되지 않습니다.
- 후속 연락을 계속할 실익이 크지 않습니다.
C급 업체라고 영원히 제외할 필요는 없습니다. 다만 모든 업체에 똑같은 시간과 비용을 사용해서는 안 됩니다.
전시회에서 30개 업체를 만났다면 우선 5~10개 업체만 집중 검토해도 충분할 수 있습니다.
23. 가능하면 48시간 안에 첫 후속 연락을 하십시오
관심 있는 A급 업체에는 가능하면 상담 후 24~48시간 안에 첫 연락을 보내는 것이 좋습니다.
전시회가 끝나면 공급업체 담당자 역시 여러 나라 바이어의 명함을 한꺼번에 정리합니다. 너무 늦게 연락하면 현장에서 나눈 이야기를 상대방도 기억하지 못할 수 있습니다.
첫 후속 이메일이나 메시지에는 다음 내용을 넣으면 됩니다.
- 전시회명과 만난 날짜
- 부스번호
- 상담한 제품과 모델명
- 현장에서 논의한 핵심 조건
- 추가로 요청할 자료
- 다음 단계
예를 들면 다음과 같습니다.
전시회에서 귀사의 ○○제품에 관해 상담한 한국의 △△회사입니다. 부스에서 논의했던 모델의 수량별 정식 견적과 상세 사양서, 포장정보, 인증자료를 보내주시기 바랍니다. MOQ 500개와 1,000개 기준 가격을 각각 부탁드리며, EXW와 FOB 조건도 구분해 주시기 바랍니다.
“Nice to meet you” 정도의 인사만 보내고 끝내면 실제 검토가 진행되기 어렵습니다.
첫 연락부터 어떤 제품과 조건을 검토하는지 분명하게 적어야 합니다.
24. 현장에서 들은 가격은 정식 견적으로 다시 받으십시오
전시회 현장에서 들은 가격은 최종 계약가격이 아닐 수 있습니다.
시끄러운 부스에서 구두로 들었거나 담당자가 대략적인 범위만 이야기했을 수도 있습니다. 수량, 무역조건, 포장과 부속품의 포함 여부도 정확하지 않을 수 있습니다.
따라서 귀국 후에는 모든 후보업체에 가능한 한 동일한 조건으로 정식 견적을 요청해야 합니다.
최소한 다음 항목을 요청하십시오.
- 정확한 모델명
- 제품사양
- MOQ
- 수량별 단가
- EXW·FOB 등 무역조건
- 선적항
- 로고 인쇄비
- 포장 변경비
- 금형비와 개발비
- 샘플 가격
- 샘플 제작기간
- 양산기간
- 결제조건
- 견적 유효기간
- 인증 보유현황
- 불량 보상기준
같은 제품이라도 업체마다 견적조건이 다르면 단가를 직접 비교할 수 없습니다.
A업체의 EXW 가격과 B업체의 FOB 가격을 같은 가격처럼 비교해서도 안 됩니다.
25. 샘플은 업체를 줄인 뒤 요청하십시오
전시회에서 관심을 보인 모든 제품의 샘플을 받을 필요는 없습니다.
샘플 가격뿐 아니라 국제배송비가 발생하고, 제품에 따라 샘플만으로도 상당한 비용이 들 수 있습니다. 여러 업체의 샘플이 한꺼번에 도착하면 제대로 검토하지 못하고 창고에 쌓일 수도 있습니다.
정식 견적과 회사정보를 비교해 후보를 먼저 줄인 뒤 샘플을 요청하는 것이 좋습니다.
샘플을 요청할 때는 다음을 분명히 해야 합니다.
- 전시회에서 본 제품과 같은 사양인지
- 현재 양산 중인 제품인지
- 샘플 전용으로 별도 제작한 제품인지
- 로고와 포장은 어떤 상태인지
- 샘플비와 배송비는 누가 부담하는지
- 본 발주 시 샘플비를 공제해 주는지
- 수정이 필요한 경우 새 샘플 비용은 어떻게 되는지
전시품, 최초 샘플, 승인샘플과 실제 양산품은 서로 다를 수 있습니다. 샘플을 받았다는 사실보다 어떤 단계의 샘플인지가 중요합니다.
26. 업체 비교표에는 가격 외의 위험도 함께 넣으십시오
후보업체가 여러 곳이라면 같은 기준으로 비교표를 만드는 것이 좋습니다.
| 평가항목 | 업체 A | 업체 B | 업체 C |
|---|---|---|---|
| 공급가격 | |||
| MOQ | |||
| 무역조건 | |||
| 샘플 품질 | |||
| 기술 대응 | |||
| 인증 대응 | |||
| 생산기간 | |||
| 공장 여부 | |||
| 한국 거래처 | |||
| 품질관리 자료 | |||
| 부품 변경관리 | |||
| 불량 대응 | |||
| 담당자 대응 | |||
| 확인되지 않은 사항 |
공급가격이 가장 싼 업체가 반드시 가장 좋은 업체는 아닙니다.
가격은 조금 높더라도 품질관리 기록과 기술 대응이 분명하고, 인증자료 제공과 불량 대응에 적극적인 업체가 전체 사업비용을 줄일 수도 있습니다.
AI를 활용하면 업체별로 형식이 다른 견적서와 자료를 동일한 항목으로 정리할 수 있습니다. 다만 AI가 실제 공장의 능력이나 향후 행동까지 보증해 주는 것은 아닙니다.
AI는 자료를 정리하고 누락사항을 찾는 데 활용하고, 최종 판단은 확인된 자료와 샘플, 공장실사를 바탕으로 내려야 합니다.
27. 공장 방문 대상은 최종 후보로 압축한 뒤 정하십시오
거래 가능성이 높은 업체라면 실제 공장을 방문하는 것이 좋습니다.
그러나 전시회에서 만난 모든 업체의 공장을 방문할 수는 없습니다.
다음과 같은 업체를 우선 공장 방문 대상으로 선정할 수 있습니다.
- 제품과 가격, MOQ가 사업계획에 맞는 업체
- 샘플 품질이 일정 수준 이상인 업체
- 장기거래 가능성이 있는 업체
- 자체 브랜드 또는 OEM·ODM 제품을 생산할 업체
- 인증과 품질 문제가 사업에 큰 영향을 미치는 업체
- 실제 제조능력을 반드시 확인해야 하는 업체
- 금형을 제작하거나 상당한 개발비를 지급할 업체
공장에 가서는 화려한 쇼룸보다 자재창고, 생산라인, 금형관리, 시험실, 품질관리 기록과 완제품 창고를 봐야 합니다.
공장 방문 시 무엇을 확인해야 하는지는 중국 공장 방문, 무엇을 봐야 할까? 상품소싱 공장실사 체크리스트에서 별도로 정리했습니다.
28. 구두 약속은 반드시 문서로 다시 확인하십시오
전시회 현장에서는 다음과 같은 이야기가 쉽게 오갈 수 있습니다.
- MOQ를 낮춰주겠다.
- 한국에는 다른 업체에 판매하지 않겠다.
- 금형비를 본 발주에서 공제해 주겠다.
- 샘플과 같은 부품을 양산에도 사용하겠다.
- 불량이 발생하면 전액 보상하겠다.
- 납기를 30일 안에 맞추겠다.
그러나 현장에서 들은 구두 약속만으로 실제 발주를 진행해서는 안 됩니다.
귀국 후 이메일이나 위챗을 통해 상담내용을 다시 정리해 보내고 상대방의 확인을 받아야 합니다.
중요한 조건은 최종적으로 견적서, PI, 발주서, 제품사양서와 계약서에 반영해야 합니다.
가격협상을 시작할 때도 단가만 낮추는 데 집중해서는 안 됩니다. MOQ, 결제조건, 포장, 부품사양과 불량 보상조건을 함께 봐야 합니다. 자세한 내용은 중국 공장과 가격협상하는 방법｜단가만 깎으면 실패하는 이유를 참고할 수 있습니다.
MOQ가 사업규모에 비해 지나치게 높다면 중국 공장 MOQ 낮추는 현실적인 협상방법｜초도물량 줄이는 7가지 방법도 함께 확인해 보십시오.
해외 전시회 참관 준비물 체크리스트
처음 해외 전시회를 방문한다면 최소한 다음 물품을 준비하는 것이 좋습니다.
- 여권
- 사전등록 확인서 또는 QR코드
- 전시장 배치도
- 방문 예정업체와 부스번호 목록
- 영문 명함
- 여백이 있는 종이명함
- 휴대전화
- 보조배터리
- 충전케이블
- 현지 데이터 로밍·유심·eSIM
- 백팩
- 편한 운동화 또는 쿠션이 좋은 신발
- 생수
- 간단한 간식
- 작은 메모장과 펜
- 음성메모 기능
- 번역앱
- AI 앱
- 환율계산 도구
- 필요한 경우 줄자
- 제품 검토 체크리스트
- 작은 샘플과 자료를 넣을 여유공간
전시회는 작은 준비에서 성과가 갈립니다
운동화를 신으라는 이야기, 백팩을 가져가라는 이야기, 물을 챙기라는 이야기, 명함에 여백을 두라는 이야기가 사소하게 느껴질 수 있습니다.
그러나 하루 종일 전시장을 돌아다녀 보면 이런 작은 차이가 생각보다 큽니다.
발이 아프면 오후 상담을 포기하게 됩니다.
양손에 쇼핑백을 들고 있으면 제품사진을 찍고 메모하기 어렵습니다.
배터리가 떨어지면 담당자 연락처를 바로 등록할 수 없습니다.
식사를 놓쳐 배가 고프면 상담에 집중하기 어렵습니다.
그리고 기록하지 않은 상담내용은 하루만 지나도 상당 부분 기억에서 사라집니다.
전시회에서 성과를 내는 방법은 거창하지 않습니다.
방문할 업체를 미리 조사하고, 효율적인 이동 동선을 정하고, 편한 신발과 백팩을 준비하며, 현장에서 제품과 업체정보를 기록해야 합니다.
숙소에 돌아와서는 그날의 자료를 정리하고, 전시회가 끝난 뒤에는 업체를 다시 분류해 48시간 안에 후속 연락을 시작해야 합니다.
정식 견적과 자료를 같은 조건으로 받아 비교하고, 후보업체를 줄여 샘플과 공장실사를 진행해야 합니다. 현장에서 들은 구두 약속은 문서와 계약조건으로 다시 확인해야 합니다.
전시회는 사업기회를 자동으로 만들어 주는 곳은 아닙니다.
그러나 준비된 사람에게는 짧은 시간에 시장과 제품, 경쟁사와 공급업체를 한꺼번에 살펴볼 수 있는 매우 효율적인 현장입니다.
결국 중요한 것은 얼마나 많은 부스를 돌아봤느냐가 아닙니다.
내 사업에 필요한 업체를 얼마나 정확하게 찾아냈고, 전시회가 끝난 뒤 그 만남을 실제 거래 가능성으로 얼마나 발전시켰느냐가 전시회 참관의 진짜 성과입니다.
해외 전시회를 처음 방문한다면 두 가지를 기억하셨으면 합니다.
전시회에서는 많이 걷는 것보다 어디로 걸어갈지를 미리 정하는 것이 중요합니다.
그리고 전시회가 끝난 뒤에는 명함을 많이 모은 것보다 누구에게 먼저 다시 연락할지를 결정하는 것이 더 중요합니다.
